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Kapazitätsengpass? Diese acht Maßnahmen retten dir den Kanzlei-Dezember

Cordula Schneider

Kapazitätsengpass am Jahresende: Wenn alles gleichzeitig kommt

Es ist Mitte Dezember. In einer Kanzlei, irgendwo zwischen Jahresabschluss-Chaos und Weihnachtsstress, knirscht es gewaltig. Die Personaldecke war ohnehin schon dünn – und ausgerechnet jetzt stellt sich heraus: Die Neueinstellung, auf die alle Hoffnung gesetzt wurde, war ein klarer Fehlgriff. Noch bevor der Adventskranz ganz abgebrannt ist, verlässt der neue Kollege die Kanzlei. Sofort. Ohne Übergabe, ohne Plan B.

Was bleibt, ist ein Loch. Und ein Berg an Arbeit. Abschlüsse, Steuererklärungen, Fristen – alles drängt. Und jetzt? Jetzt ist guter Rat teuer. Willkommen im Kapazitätsengpass deluxe. Doch statt in Schockstarre zu verfallen, braucht es jetzt das Gegenteil: Klarheit, Struktur und ein Team, das weiß, was zu tun ist.

Die Frage ist nicht: Wie schaffen wir das alles? Sondern: Was schaffen wir – und wie smart priorisieren wir den Rest?

Klare Lagebesprechung: Wenn der Kapazitätsengpass real wird

Setzt Euch sofort zusammen. Keine Mails, keine Chats. Termin, Tisch, Team. Dann Klartext:

Welche Fibus müssen noch erledigt werden? Wo können wir – ausnahmsweise – mit Schätzungen arbeiten?
Welche Abschlüsse sind realistisch? Welche Unterlagen sind schon im Haus?
Wie sieht es bei en privaten ESt aus?
Wo ziehen wir die Reissleine und sagen ehrlich: „Dieses Jahr schaffen wir das nicht mehr.“

Diese ehrliche Prioritätenrunde ist der erste Schritt, um den Kapazitätsknoten zu entwirren.

Triage statt Perfektion: So priorisiert Ihr richtig bei Kapazitätsengpass

Klingt hart, ist aber hilfreich: Die Triage-Methode aus der Medizin kann in einer solchen Situation auf den Kanzleialltag übertragen werden. So sortiert Ihr Euren „Aktenberg“:

„Ist schon tot“: 2023er-Fälle oder die Mandanten, die ohnehin nie liefern, nie zahlen oder ständig nörgeln. Hier machen wir: nichts.
„Wird auf jeden Fall überleben“: ESt-Fälle mit wenigen Besonderheiten, EÜ, bei denen nichts anbrennt. Hier machen wir auch: nichts.
„Steht auf der Kippe“: GmbHs, A-Mandanten oder Fälle, bei denen eine schnelle Reaktion Loyalität sichert. Auf diese Fälle konzentrieren wir all unsere Zeit und Energie.

Der Kapazitätsengpass zwingt Euch, die rosa Brille abzusetzen und pragmatisch zu entscheiden.

Kommunikation als Rettungsanker beim Kapazitätsengpass

Transparenz ist jetzt keine Option mehr, sondern Pflicht. Intern wie extern. Sag Deinem Team:
„Ich weiß, Ihr gebt alles. Und nein, es geht nicht darum, alles irgendwie zu verteilen. Wir entscheiden gemeinsam, was wir schaffen können – und was nicht.“

Und Mandanten? Auch hier klare, ehrliche Worte:

„Leider ist ein Mitarbeiter kurzfristig ausgeschieden. Wir tun, was möglich ist – aber wir können nicht zaubern.“
Das ist keine Schwäche. Das ist souveräne Kommunikation im Kapazitätsengpass.

Zeitmanagement bei Kapazitätsengpass: Briefings statt Blindflug

Statt ständig in Ad-hoc-Besprechungen zu versacken: morgens ein festes, kurzes Daily Briefing mit dem Team – moderiert vom Chef oder der Chefin. In dieser Ausnahmesituation kommt Euch als Kanzleileitung eine Dreifachrolle zu:

Koordinator – Ihr haltet den Überblick, priorisiert, verteilt Aufgaben und sorgt dafür, dass alle wissen, worauf es ankommt.

Unterstützer – Ihr seid ansprechbar, helft Entscheidungen zu treffen, nehmt Spannungen raus und signalisiert: Ich bin da, nicht nur fachlich, sondern auch menschlich.

Kommunikator – Ihr gebt Orientierung. Intern wie extern. Ihr erklärt, warum Dinge jetzt anders laufen, zeigt Lösungen auf und bewahrt den roten Faden in einer Zeit, in der alles ins Wanken gerät.

Nur so wird aus einem Kapazitätsengpass kein Führungsvakuum – sondern eine Phase, in der Ihr als Leitung sichtbar und wirksam seid.

Das Briefing liefert dafür den Rahmen:

Was war gestern?
Wo hängt’s?
Wer braucht Unterstützung?

Diese 15 Minuten bringen mehr Klarheit als jede To-do-Liste mit 72 offenen Punkten. So überlebt Ihr den Kapazitätsengpass mit System.

Priorisierung und permanentes Screening: Die besten Waffen gegen Kapazitätsengpässe

Setzt Eure Checklisten aus – maximal bis 31.03. – und konzentriert Euch auf das, was wirklich fertig werden muss.

Tipp: Sucht Euch eine leere Wand oder ein WhiteBoard. Jeder Fall bekommt ei POST IT. In der obersten „Zeile“ stehen die Mitarbeiternamen. Jeder klebt seine Fälle in die Spalte darunter. Dann werden gemeinsam die Fälle nach Prioritäten von oben nach unten geordnet. Extra-Tipp: Haltet Euch nicht mit „Wunschterminen“ auf. Hier geht es einfach um die Reihenfolge der Arbeiten. Jeden Morgen ein Abgleich: Wo stehen wir? Was ist neu? Wer kann helfen?

Simple Methode, maximale Wirkung.

Der Kapazitätsengpass zwingt zur Chefrolle: Sei der Fels

Kein neuer Digitalisierungsprozess. Kein neues DMS. Keine Spielwiese. Jetzt bist Du der Fels in der Brandung. Biete Deinem Team Verfügbarkeit, Orientierung und Entscheidungskraft.

Und ja, Du brauchst Zeitblöcke für nichts anderes als: Führung.

Mandantenkommunikation im Kapazitätsengpass: Ehrlich statt hektisch

Sei ehrlich: Die Versuchung, in den Beschwichtigungs- und Vertröstungsmodus zu gehen, ist in so einer Situation sehr groß. Das birgt allerdings die große Gefahr, dass du Versprechungen machst, die du dann doch wieder nicht einhalten kannst. Damit erreichst du also genau das Gegenteil von Beschwichtigung, sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Mandanten. Ehrlichkeit ist angesagt, verbunden mit einer Perspektive.
Tipp: „Ausnahmsweise senden wir Ihre Erklärung ohne Besprechung ans Finanzamt, damit dort die Frist gewahrt wird.“ Die Besprechung holen wir im neuen Jahr nach. Hintergrund ist die personelle Ausnahmesituation in der Kanzlei.

Diese offene Kommunikation spart Euch Rückfragen, Missverständnisse und Wutanfälle. Und sie zeigt: Ihr habt die Lage im Griff.

Checkliste: So bewältigst Du den Kapazitätsengpass am Jahresende

Zusammenfassend hier unsere ultimative Checkliste zum Management Deines Kapazitätsengpasses:

Sofortige Teamrunde zur Aufgabenlage
Triage-Strategie für Akten und Fälle
Echte Prioritäten setzen, nicht „nice to have“
Klare Kommunikation intern und extern
Tägliche Briefings mit dem Team
Checklisten klar befristet aussetzen
Keine neuen Projekte – Fokus auf Abarbeitung
Zeitblöcke für Chefaufgaben fest einplanen

Fazit: Ein Kapazitätsengpass ist keine Katastrophe – wenn Du ihn führst

Stress entsteht nicht nur durch zu viel Arbeit. Sondern durch zu viele offene Baustellen, bei zu wenig Klarheit. Führung, Fokus und Teamstruktur sind Deine besten Werkzeuge.
Auch hier gilt: Jammern ist keine Strategie (auch, wenn es manchmal einfach gut tut, sich bei jemandem „auszuheulen“ – bitte aber nicht bei Mitarbeitern oder Mandanten.) Also: Handeln.

Smarte Grüße

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