Irrtum statt Zufall - Bilanzplanung auf den Punkt

Ich übertreibe mal – so sehen Planung und Steuerung der Jahresabschlussarbeiten in Kanzleien manchmal aus – natürlich nicht bei Ihnen.

 

Januar: zu früh, wir haben noch mit den alten Abschlüssen zu tun

 

Februar: ok, lass uns eine Liste machen. Hat ja noch Zeit. Die Mandanten bringen eh noch keine Unterlagen. Und wir haben immer noch alte …

 

April: Man, schon wieder Osterferien. Jetzt müssen wir aber mal. Lass uns die Abschlüsse wenigstens in eine Reihenfolge bringen. (Es entsteht eine „Wunschliste“)

 

Mai: Schon die ersten Anforderungen von Finanzamt und Bank – die „Planung“ ist schon wieder obsolet.

 

Juni: Jetzt aber – sind ja bald große Ferien

 

Juli/ August: Ferien …

 

September: Wie ist der Stand? Waaas? Soo viele noch (Es folgt hektische Betriebsamkeit.)

 

Oktober: Herbstferien – auch bei den Mandanten

 

November: Ächz, noch Zeit bis Februar

 

Dezember: Ächz! Gibt es ein Leben nach dem 31.12.?

 

Januar: Same Procedure as last year …

 

Im Ernst: Ich kenne eine Reihe von Kanzleien, die ernsthaft versuchen zu planen. Ich bekomme von  diesen Kanzleien aber auch schon mal das Feedback: „Na ja, ob mit oder ohne Planung …“

Die Frage nach dem Tool - Lösungen für die Bilanzplanung

Nein, es liegt nicht (immer) am Tool.

Egal welche Farbe Ihre Kanzleisoftware hat, sie hat mehr oder weniger ausgereifte Planungstools im Bauch.

Und wenn nicht, dann gibt es mittlerweile gute Anbieter auf dem Markt. 

Im Moment gibt es aus unserer Sicht drei Ernst zu nehmende Planungstools:

(Nein, wir bekommen keine Provision)

Diese Lösungen setzen auf Ihre Kanzleisoftware auf und geben Ihnen viele Möglichkeiten der Kapazitätsplanung und Auftragssteuerung bis hin zum Controlling.

Ok, und dann gibt es noch Excel. In kleineren Kanzleien gern genommen – und durchaus ausreichend, wenn klug genutzt.

Die 3 Erfolgsfaktoren der Bilanzplanung

Egal welches Tool Sie nutzen – Ihre Planung wird nur so gut funktionieren wie Sie folgende drei Voraussetzungen erfüllen:

1. Realistische Planung

Aus meiner Erfahrung scheitern viel Planungen an zu optimistischen Prämissen.

Dabei haben Sie so viele Informationen – insbesondere wenn Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter einbeziehen.

 

Es reicht einfach nicht, die Abschlüsse „gleichmäßig“ über das Jahr zu verteilen.

 

Hier mal eine kleine Auswahl der Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

 

  • Kapazität Ihrer Kanzlei 
  • Wo droht die Anforderung der Bank früh
  • Urlaub, Aus- und Fortbildung (Mandant/ Mitarbeiter/ Chef)
  • Gesellschaftsform Mandant (GmbH first)
  • Erfahrungen aus den Vorjahren
  • Liquidität Kanzlei/ Mandant
  • Steuer-Erstattung oder -Nachzahlung
  • …

Ich habe mir jetzt mal das „realistisch“ bei fast jedem Punkt gespart …

 

2. Regelmäßige Kontrolle und Kommunikation

Die wichtigste Eigenschaft einer Planung ist: Das wahre Leben wird erbarmungslos zuschlagen.

 

Gefühlt täglich ändert sich etwas …

 

Mein Tipp: Nehmen Sie das als „normal“ hin. Wenn Sie mit dieser Haltung an die Sache heran gehen, werden Sie deutlich entspannter sein – und Ihre Zeit nicht mit „Jammern“ verbringen. 

 

Profis jammern nämlich nicht. Ausnahme: Bruce Willis in Die hard … Wenn Sie also so richtig „abjammern“ wollen – tun Sie es doch mal im Unterhemd ohne Schuhe 😉

Lachen ist gesund und senkt die Spannung 🥳

 

Im Ernst: Der Umsetzungserfolg Ihrer Planung wächst mit der Häufigkeit, mit der Sie sie immer wieder anschauen und den geänderten Verhältnissen anpassen.

 

Meine Empfehlung: Jede Woche.

 

Hier meine all time best- Liste des „normalen“ Wahnsinns:

 

  • Krankheit
  • Mitarbeiterwechsel
  • Schwangerschaft
  • Keine Akzeptanz der Planung durch die Mitarbeiter
  • Mandanten-Wechsel/ Neumandate
  • Unterlagen fehlen
  • Ungeplante Aufträge (Bp, Fahndung, Beratung)
  • EDV-Störungen
  • Änderungen (Steuern/ EDV)

Ihnen fällt bestimmt noch was ein – gerne erweitere ich meine Liste. Schreiben Sie uns einen Kommentar.

 

Manches ist definitiv nicht planbar. Manches aber schon.

Quiz - Bilanzplanung für Fortgeschrittene

Beispiel: Die Schwangerschaft ist planbar -meist aber nicht durch Sie.

 

Was mich aber immer wieder wundert: Sie wissen meist gute 6 Monate vorher den geplanten Geburtstermin. 

 

Quizfrage: Bei welchem wöchentlichen Treffen zur Bilanzplanung suchen Sie eine Lösung?

 

Antwort 1: Kurz vor Anfang der 6 Wochen Mutterschutz.

 

Antwort 2: 2 Monate vor dem letzten Arbeitstag.

 

Lösung: Es ist Antwort 3 – konnten Sie nicht wissen: Die Suche nach einer Lösung und die Anpassung der Planung passiert bei dem Treffen in der Woche, in er Sie von der Schwangerschaft erfahren haben.

 

Jetzt beibt Ihnen nämlich genug Zeit entspannt eine Lösung zu suchen. Insbesondere wenn Ihre Kapazität eh schon knapp ist und Sie sich nach einer zusätzlichen Kraft umsehen müssen.

Fazit: Das „Prinzip Hoffnung“ ist das, was Ihnen an der Stelle  das Genick bricht.

„Wird schon klappen – haben wir immer hin bekommen.“

 

Stimmt, haben Sie: Die Frage ist aber doch zu welchem Preis?

Meine Erfahrung: Fibu und Lohn schaffen Sie immer. Die Abschlüsse bleiben liegen. (Siehe meine Liste Januar/ Februar).

Und häufig schlägt ein solches „Krisenjahr“ im zweiten Jahr noch mal zu: Denn die Buchhaltung ist vielleicht nicht von so guter Qualität wie sonst – echter Zeitstress ist in der Regel eben kein Qualitätsbooster.

 

Daher meine dringende Bitte: Bleiben Sie dran und passen die Planung gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern immer wieder – wöchentlich! – an. Das Jammern überlassen Sie einfach Bruce Willis.

 

3. Kreativität beim Umgang mit Planabweichungen

Lassen Sie kein Gefühl der Fremdsteuerung aufkommen –  Sie haben mehr Möglichkeiten als Sie denken, wenn es wieder mal nicht so läuft wie Sie es geplant haben – Sie erinnern sich: Ganz normal.

 

Die wichtigsten Handlungsalternativen:

 

  • Projekte verschieben  (zu Gunsten der Facharbeit vorübergehend z. B. das QMS reduzieren oder neue EDV-Projekte verlegen).
  • Nicht berechenbare Zeiten abbauen (z. B. bestimmte Tätigkeiten auf einzelne Mitarbeiter konzentrieren)
  • Überkapazitäten im Netzwerk abfragen
  • Arbeitszeiten vorübergehend aufstocken/ Überstunden
  • Home-Office einrichten
  • Freie Mitarbeiter für Bilanz einstellen
  • Chef hilft mit
  • MA einstellen (eher langfristig)
  • Zeitarbeit
  • Vorarbeit für die FiBu auf Azubi/ Sekretariat verlagern
  • Für die realistische Verschiebung Einarbeitungszeiten in fremde Fälle berücksichtigen

Na, was dabei „was Sie noch nie gemacht haben“? – think out of the box!

 

Übrigens: Jetzt wäre spätestens der richtige Zeitpunkt, Ihre „U-Mandaten“ (unpünktlich, unordentlich, unfreundlich, zahlungsunfähig, …) ernsthaft auf den Prüfstand zu stellen.

 

Mehr zu diesem Thema in weiteren Blogbeiträgen: 

Fazit: Agieren statt Reagieren

Bilanzplanung und insbesondere die Umsetzung über stetige Anpassung und Kommunikation ist nichts für Faulenzer – aber das ist unser Beruf ja eh nicht. Also ran an den Speck. 

 

Lassen Sie sich die Planungsbutter nicht vom Brot nehmen, nur weil sich immer mal was ändert.

Hinfallen, ohne Jammern Krönchen richten, weiter machen.

 

cta Leitfaden Bilanzplanung

Noch mehr Tipps – und eine sehr einfache, visuelle Methode der Bilanzplanung – finden Sie in unserem Leitfaden Bilanzplanung.

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