UNTERNEHMERWISSEN FÜR STEUERBERATER

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Zurücklehnen und Inspirieren lassen

Die drei K für Home-Office Mitarbeiter

Zur Zeit arbeiten viele Mitarbeiter im Home Office und auch wenn es sich die eine oder der andere Steuerberater vorher nicht vorstellen konnten: es funktioniert, sogar wenn alle Mitarbeiter von zu Hause arbeiten.

Was sicher den meisten fehlt, sind das soziale Miteinander, das Gespräch beim Kaffee zwischendurch, ein aufmunternder Blick, wenn es gerade heiß hergeht. Und die Arbeitsplanung und Abstimmung ist auch nicht gerade einfacher geworden.

Der Spagat zwischen selbständig von zu Hause aus Arbeiten und Teamintegration ist eine der größten Herausforderungen des flexiblen Arbeitsplatzes. Technische Unterstützung kann Ihnen diese Aufgabe zwar erleichtern – Tipps dazu finden Sie im Beitrag „Homeoffice – mit Videokonferenz und Chat“,  es löst aber nicht die Grundfrage:

Wie halten Sie Ihr Team zusammen, haben die Arbeitsfortschritte im Blick und können rechtzeitig erkennen, wenn etwas aus dem Ruder läuft?

Nutzen Sie die drei K, um Heimarbeit und Teamgefühl zu verbinden:

Kommunikation | Kommunikation | Kommunikation

1. Kommunikation – zwischen Chef und Mitarbeiter

  • Legen Sie mit dem Mitarbeiter eindeutige Aufgaben und Erledigungstermine für die Arbeit zu Hause fest.
  • Stellen Sie im 1 zu 1 Videochat sicher, dass Sie mindestens einmal pro Woche mit dem Mitarbeiter über seine anstehenden Aufgaben sprechen, ob und welche Besonderheiten zu erwarten sind und wo es Abstimmungsbedarf gibt.
  • Vereinbaren Sie Erreichbarkeit und Antwortzeiten, z.B. auf Mails aus der Kanzlei wird innerhalb von 2 Stunden geantwortet. Rückrufe, die nicht entgegengenommen wurden (weil der Mitarbeiter kurz vom Arbeitsplatz weg war), werden innerhalb ½ Stunde beantwortet. Bei Tools wie Slack kann der Mitarbeiter beispielsweise mit einem grünen Punkt signalisieren, ob er oder sie gerade am Schreibtisch sitzt oder nicht.
  • Melden Sie sich ab und zu mal morgens, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice ist per WhatsApp oder Videochat und wünschen Sie einen schönen Tag.

2. Kommunikation – zwischen Mitarbeiter und Mitarbeiter

  • Fördern Sie den Informationsaustausch einzelner Mitarbeiter untereinander, bilden Sie beispielsweise Büro / Homeoffice – Tandems, wenn nur ein Teil der Mannschaft von zu Hause arbeitet. Eingehende Telefonate und Mandantenanfragen werden vom Büro aus im Wechsel von einem Mitarbeiter gesammelt und mittags per Telefonat oder Videokonferenz besprochen.
  • Schaffen Sie Möglichkeiten, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennen lernen können. Wie wäre es mit einer virtuellen Pinnwand, auf der Fotos der Homeoffice-Schreibtische aller Mitarbeiter angebracht werden. Wöchentlich werden die Fotos aktualisiert.

3. Kommunikation – im Team

  • Halten Sie einmal die Woche ein Teammeeting ab, bei dem sich alle die im Homeoffice befinden, per Online-Konferenz zuschalten. Einige Kanzleien machen sogar täglich ein 30-minütiges Online-Meeting, um den Tagesablauf zu besprechen. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen bei allen ankommen.
  • Bringen Sie das gesamte Team ab und zu auch zu einem privaten Anlass virtuell zusammen, wie wäre es mit einer „Happy Hour“ um 17 Uhr, bei der jeder ein Getränk seiner Wahl vor sich hat, jeder per Webcam zugeschaltet ist und sich alle gemeinsam zuprosten. Sie könnten auch einmal den Bäcker vor Ort beauftragen, an alle einen Kuchen – der dann für die ganze Familie gedacht ist – zu liefern und gemeinsam Kaffeekränzchen abzuhalten.

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Übrigens: viele dieser Ideen lohnen sich auch weiterzuführen, wenn alle wieder im Büro sind.

Die drei K für Home-Office Mitarbeiter

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