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Digitale Helferlein – Terminmanagement

6. Juni 2019 |

Als digitale Nomadinnen nutzen wir eine Vielzahl von Tools und Apps, die uns den Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit mit den Kunden erleichtern. Und tauschen uns mit Steuerberatern und Steuerberaterinnen aus, welche Tools in der Kanzlei im Einsatz sind.

In der Rubrik „Digitale Helferlein“ stellen wir deshalb künftig unsere persönlichen Favoriten und Lösungen vor, die wir selbst einsetzen oder von denen wir erfahren haben. Wir verzichten dabei bewusst auf die Verlinkung der Produkte, da wir hier ausschliesslich unsere persönlichen Erfahrungen wieder geben und keinerlei Werbeinteressen damit verbunden sind.

Heute zum Thema „Termine vereinbaren und managen

Termine vereinbaren gehört zu den alltäglichen Aufgaben in der Zusammenarbeit zwischen Berater und Mandant und kann einen doch manchmal zur Verzweiflung bringen. Da kann ich selbst ein Lied davon singen.

Vor allem, wenn Mandanten um Termine bitten. Statt direkt anzurufen – was nach wie vor der einfachste Weg ist – wird schnell mal eine Mail oder WhatsApp geschrieben und um einen Termin gebeten oder gleich ein Terminvorschlag gemacht. Der passt dann für mich nicht, es erfolgt ein Alternativvorschlag und schwupps hast Du nicht gesehen ist das Ping-Pong-Spiel eröffnet. Wenn dann noch mehrere Beteiligte betroffen sind, ist es umso aufwendiger alle unter einen Hut zu bringen. Und schnell macht sich Frust breit, weil es mindestens drei Anläufe braucht bis der Termin steht.

Für die Abstimmung eines Eins-zu-Eins Termines ist die althergebrachte Methode des 20. Jahrhunderts nach wie vor zu empfehlen: Telefonieren, freie Termine abgleichen und eintragen – vorausgesetzt beide Beteiligte oder deren Sekretariate haben Zugriff auf den Kalender.

Analoger Tipp deshalb an dieser Stelle: stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auf Ihren Kalender zugreifen und für Sie Termine vereinbaren können.

Tool Tipp 1 – Doodle

Ist das nicht der Fall oder sind mehrere Personen betroffen, gibt es den vielen bereits bekannten Klassiker Doodle

Ein Online-Kalendertool, mit dem Sie eine Terminumfrage an beliebig viele Teilnehmer mit beliebig vielen Terminalternativen erstellen können. Die Beteiligten setzen Häkchen bei all den Terminen die für sie passen und Sie erhalten den oder die Termine mit Übereinstimmung.

Tool Tipp 2 – Online-Buchungssystem

Die nächste Stufe der vereinfachten Terminvereinbarung sind Online-Buchungssysteme wie Terminpilot, etermin oder timify.

Funktionen und Preise sind relativ vergleichbar. Ich habe mich erst Mal für Timify entschieden, Optik und Bedienerfreundlichkeit haben mich hier besonders angesprochen – auch wenn die Synchronisation mit meinem Outlook-Kalender am Anfang noch nicht funktioniert hat. Da ich das bis April 2020 als Jahresabo gebucht habe, bleibe ich so lange dabei. Möglicherweise steige ich dann um auf eTermin, ich mag Abwechslung.

Das Buchungssystem kann sowohl auf die Webseite als auch auf Facebook eingebunden werden. Das praktische daran: nachdem die von mir gewählten freigegebenen Zeiten eingetragen sind, können Interessenten und Mandanten über meine Webseite direkt Beratungsbausteine buchen oder einen Kennenlern-Termin vereinbaren. Alles läuft automatisiert bis hin zur Terminerinnerung und die Kunden sehen, welche Termine zur Verfügung stehen.

Für die Durchführung von Online-Beratung nutze und empfehle ich übrigens GoToMeeting, dazu mehr im nächsten Beitrag Digitale Helferlein

Tool Tipp 3: Die Steuertermine im Griff

Als Unternehmerin muss ich natürlich auch meine eigenen Steuertermine im Blick haben. Die Termine für die ESt-VZ kann ich mir dabei gerade noch merken, die GewSt-VZ habe ich auch schon mal vergessen. Und ich gestehe, jedes Quartal habe ich aufs Neue nachgeschaut oder beim Steuerberater angerufen, wie hoch der Betrag ist. Möglicherweise haben Sie auch Mandanten, die gerne erinnert werden wollen. Der Aufwand, das individuell per Mail oder telefonisch zu machen, steht allerdings in keinem Verhältnis. Andererseits ist es ein hilfreicher Service, der von Mandanten wie mir durchaus geschätzt wird.

Seit Kurzem freue ich mich deshalb über einen neuen Service meines Steuerberaters: die Taxtime-App. Damit erhalte ich eine Übersicht aller fälligen Steuerzahlungen und Erinnerungsfunktion, wann ich überweisen muss oder nachrichtlich wann der Einzug erfolgt. Somit habe ich auch meine Liquidität besser im Blick und weiß wann wieviel abgebucht wird. Das mag für Sie als Steuerberater banal und selbstverständlich klingen, für mich ist es eine wirkliche Hilfestellung.

Die digitale Welt erleichtert in vielen Bereichen die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihren Mandanten einen noch besseren Service zu bieten.

Digitale Helferlein – Terminmanagement

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