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Zurücklehnen und Inspirieren lassen
digitale Kommunikation in der Kanzlei

Funkrauschen – digitale Kommunikation in der Kanzlei auf allen Kanälen?

Ok – ich verzichte jetzt auf eine lange Einleitung und mache es heute mal als Haiku (japanische Gedichtsform mit max. 5 Wörtern):

 

Virus – Homeoffice – Teamabstimmung – Mandantenanfragen – Kanäle: Mail, Telefon, Chat, Videokonferenz, Portal, Whats App (?) …

 

Hmm, da reichen 5 Wörter einfach nicht.

Ein Japaner würde vermutlich sagen: zu viel.

 

Und ein Chinese würde sagen: Ein Fall für Feng Shui – der Grundsatz lautet ja hier. Behalte das, was Du brauchst und das, was du liebst. Alles andere …

Chancen nutzen – Entscheidungen treffen

Als durch und durch auch digitale Kanzleioptimisten hoffen wir natürlich, dass Sie die aktuelle Herausforderung dazu nutzen Ihre Kanzlei (noch besser) digital aufzustellen.

Digitalisierung ist einfach soo viel mehr als „wir buchen digitale Belege“.

Im Blogbeitrag Homeoffice – #geht doch auch online hat Angela Hamatschek ja schon eine kleine Auswahl an Tools für die Kommunikation gezeigt – im Webinar #gehtdochauchonline (dieses Webinar gibt es übrigens als Aufzeichnung) hat sich gezeigt: Die Angebote an Kommunikations – und Collaboration-Tools ist schier endlos.

Und da ist sie wieder: Die Entscheidungsnot auf dem Weg zum „perfekten“ Tool. Wir selbst arbeiten ja seit über 10 Jahren vorwiegend online zusammen:

Erkenntnis: Wir haben heute deutlich schickere und funktional bessere Tools als „früher“ –

d a s perfekte Tool suchen wir immer noch.

Das hindert uns aber nicht mit den vorhandenen Tools zu arbeiten.

Unsere Erfahrung: Erst wenn wir Tools wirklich nutzen merken wir, was uns genau daran fehlt – das führt uns dann zum nächsten, für uns besseren Tool.

Dabei leitet auch uns der Wunsch, die zu beobachtenden Kanäle auf eine wirklich überschaubare Menge zu beschränken.

Unsere Kommunikationstools:

  • Telefon – nutzen wir untereinander so gut wie gar nicht. Das ist sozusagen das „Emergency-Tool“, wenn es auf allen anderen Kanälen merkwürdig still ist.
  • Mail – haben wir auch noch nicht ganz verbannen können – es kommen ja von extern Mails rein, die dann unter Umständen weiter geleitet werden müssen. Intern verzichten wir auf Mails nahezu zu 100 %.
  • Aufgabenmanagement – das ist der Kern unserer Zusammenarbeit. Wir nutzen Taskworld und empfehlen Kanzleien gerne Meistertask (deutsche Software). Hier bilden wir alle Aufgaben unserer vier Team-Mitglieder ab. In Projekten geordnet mit entsprechenden Tasklisten mit Zuständigkeit und Termin sowie der Möglichkeit direkt an der Aufgabe über Kommentare zu kommunizieren.
    Auch ein Chat ist integriert, in dem wir Aufgaben unabhängig Infos und manchmal auch „Unsinn“ austauschen.

           Über dieses Tool organisieren wir alles: Veranstaltungen, unsere Artikel, alle unsere Besprechungen …

  • Videokonferenz – wir arbeiten seit ca. 5 Jahren mit Go to Meeting, unsere Webinare laufen über Go to Webinar. Mit Kunden sind wir seit März tatsächlich so viel online wie noch nie. Super.

           Für kleine Meetings zwischendurch nutzen wir auch zoom – aber eher um es auszuprobieren.

  • Kalender – da wir keinen eigenen Server, also auch kein Sharepoint haben, sind wir auf den google-Kalender angewiesen. Wer uns ein wirklich cooles Team-Kalender-Tool in der Cloud nennen kann kriegt eine Belohnung 😉 Da haben Sie mit Outlook echte Vorteile.
  • CRM – Customer Relationship Management – wir wollen da keinen Neid wecken, aber außerhalb der Steuerberaterwelt gibt es so was schon für kleines Geld. Wir nutzen Central Station aus Deutschland. Hier sind alle Kunden und Interessenten (also zum Beispiel auch Sie als Blogleser) versammelt – jede Mail von Ihnen oder an Sie geht automatisch auch an unser CRM. So hat jeder von uns immer den Überblick was bei welchem Kontakt gerade läuft.
  • Newsletter – Wir nutzen sendinblue (ehemals Newsletter2go). In Verbindung mit dem CRM können wir so punktgenau unsere Newsletter an verschiedene Kundengruppen verteilen. Ein einfacher csv-Export macht´s möglich.
  • Social Collaboration – Just Social ist unser Intranet für das delfi-net. Hier können alle Mitglieder jederzeit diskutieren, sich für Veranstaltungen anmelden oder auf unseren Wissenspool zugreifen, in dem alle jemals im delfi-net erarbeiteten Arbeitshilfen über Volltextsuche auffindbar sind.
  • Whats App – nutzen wir ausschließlich im Urlaub. Hier funken wir kurz den Urlauber an, wenn tatsächlich was nicht ohne ihn geht. Das ist seeehr selten – dann geht es meist um Entscheidungen, die kurz abgestimmt werden. Der Angefunkte meldet sich sobald es bei ihm in die Urlaubsplanung passt.

Was uns sehr wichtig ist: Alle diese Tools sind in der Cloud- und auch von jedem unserer Devices jederzeit, überall (bei genug Netz) verfügbar.

Wie viele Tools gleichzeitig auf dem Schirm?

Sie haben mit gezählt: 7 Tools. Die müssen wir aber Gott sei Dank nicht immer alle beobachten.

 

Immer offen: Taskworld und Just Social. Das Telefon klingelt selten, in die Mails schauen wir 2 – 3 mal am Tag.

 

Alles andere nutzen wir nur bei Bedarf.

Ihr Kanal-Konzept?

Ihre Kanzleiwelt sieht vielleicht ein wenig anders aus als unsere Arbeitswelt – Sie haben meist noch einen eigenen Server – ob in der Kanzlei oder per ASP.

Wir hoffen aber, dass unser „best practice“ Ihnen bei Ihrer Kommunikationsgestaltung hilft.

Denn auch bei Ihnen besteht die Kunst darin, sich auf so wenig Tools gleichzeitig wie möglich zu beschränken

Daher lautet unsere Empfehlung für Ihre interne Kommunikation:

 

  • Chat statt Telefon und Mail – der Vorteil: Man kann für ruhigeres Arbeiten die externen Kanäle mal kappen und die internen Sachen in Ruhe beatworten, wenn es passt (eine schöne Funktion von Chat-Tools ist ja das „Stumm Schalten“ der Kanäle, die man im Moment nicht braucht. Der (professionelle) Chat mit Slack oder Meistertask ersetzt auch die Whats App Gruppe, die für Kanzlei-Interna ja nicht geeignet ist.
  • Aufgabenmanagement-Software statt häufige und lange Arbeitsbesprechungen. Viele kleine Dinge werden so „nebenbei“ und schneller geklärt, als wenn man darauf warten muss bis der andere – im Zweifel Sie als Chef oder eine Kollegin im Homeoffice– persönlich Zeit hat.

Für die externe Kommunikation mit den Mandanten sowie den Belegaustausch sollten Sie Mail und Telefon aus unserer Sicht durch ein Mandantenportal ersetzen.

Wenn ich in Kanzleien bin, sehe ich bisher meist neben der Kanzleisoftware den Maileingang offen. Dieser Fokus hilft nach meiner Erfahrung nicht sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Wenn Sie internen Chat und To Do Liste auf dem Schirm haben, liegt der Fokus auf den zu erledigenden Jobs und der Informationsverteilung der Punkte, die jeder für seine Arbeit braucht.

Das Telefon und das persönliche Gespräch bleiben so den wirklich nur persönlich zu klärenden Fragen gewidmet – egal ob intern oder extern.

Sie werden die „neue“ Ruhe in der Kanzlei zu schätzen wissen

Die Rundum-Sorglos-Software ...

… gibt es (noch) nicht. Ich behaupte: wird es auch nicht geben – gerne lasse ich mich da widerlegen.

Im Moment macht sich Microsoft auf mit MS Teams einen solchen „digitalen Arbeitsplatz“ zu schaffen, bei dem dann alle Funktionen vereint sein sollen. Eine ganze Reihe von Kanzleien probiert diese Software schon aus. Selbst beim „blauen Riesen“ haben wir es aber bis auf weiteres mit der „always beta“-Version zu tun – so gibt es noch kein wirkliches Aufgabenmanagement und die Kalender sind noch nicht gegenseitig einsehbar…

Unsere Bitte: Warten Sie bitte nicht, bis die „perfekte“ Lösung auf dem Markt ist.

Gerade jetzt gilt es sich auf die (noch) digitalere Welt nach dem Virus vorzubereiten und dann mit guten – wenn auch nicht perfekten – Tools zu arbeiten.

Sie haben Fragen oder eigene Erfahrungen? Nutzen Sie den Kommentar – wir antworten gerne.

Funkrauschen – digitale Kommunikation in der Kanzlei auf allen Kanälen?

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