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walking around

Management by chatting around in der Kanzlei – moderne Arbeitsorganisation

Homeoffice ist gekommen um zu bleiben. Nicht zu 100 %. Nicht für jeden Mitarbeiter. Nicht für jede Aufgabe. Aber es wird eine ganz normale Arbeitsform werden.

 

Ich habe von Kollegen in der letzten Zeit häufiger folgende Rückmeldung gehört:

 

„Homeoffice ist grundsätzlich gut, aber ich vermisse das Management by walking around. Mir fehlt der Überblick und auch der persönliche Kontakt.“

 

Hier mal meine Überlegungen dazu:

Management by walking around – eine Kritik

Gerade in kleineren Kanzleien ist die „Chef-Runde“ noch häufig vertreten. Eine andere Spielform ist das „Running to Chef“, bei dem die Mitarbeiter zum Chef gehen, um Fragen zu klären.

 

Spätestens bei einer Mitarbeiterzahl von mehr als 5 Menschen artet das meist in das aus, was ich „analoges facebook“ nenne: Jeder darf jeden jederzeit „anposten“ und der andere postet sofort zurück. Konzentriertes Arbeiten ist dann sowohl für den Chef als auch für die Mitarbeiter aus meiner Sicht kaum möglich.

 

Meist bleibt es auch nicht bei der kurzen 5 Minuten Besprechung.

Sitzen mehrere Mitarbeiter im Raum, bekommt zwangsläufig jeder alles mit. Und wenn der Chef gerade „greifbar“ ist, könnte man ja mal eben …

 

Und nun die für mich entscheidende Frage: Was passiert dann eigentlich, wenn der Chef nicht rum geht? Urlaub, Fortbildung, Mandantentermine, …

Meine Beobachtung (auch in meiner eigenen Kanzlei): Ohne den Chef-Walk passiert dann auch  nichts.

Fazit

Management by walking around hat für mich lediglich eine Berechtigung als „Feel-Good-Managment“. Gehen Sie ab und an – nicht jeden Tag –  von Büro zu Büro und fragen wie es Ihren Mitarbeitern geht. Unabhängig von der Arbeit, die gerade auf dem Tisch liegt.

Das geht auch bei Mitarbeitern im Home Office – machen Sie sich einen Videocall mit den Mitarbeitern, die Sie nicht im Büro sehen. Oder noch besser: Nutzen Sie die Zeit, die der Mitarbeiter vor Ort ist, für einen persönlichen Austausch. So wird das Büro als Raum auf Dauer eher zum Ort für den persönlichen Austausch und weniger zum Ort , an dem wir etwas abarbeiten.

 

OK, und wie sieht die Alternative zum Chef-Walk aus?

Management by chatting around – die modern Alternative

Egal ob im Büro oder im Home Office. Eine sinnvolle Arbeitsorganisation braucht aus meiner Sicht folgende Komponenten:

  • Aufgabenmanagement Tool

Alle Aufgaben der Kanzlei sollten an einem Ort zu finden und zu managen sein.

Wir haben dazu im Rahmen der Toolsafari neulich alternative Tools zur Kanzleisoftware gezeigt. Auch der Planner in MS Teams ist grundsätzlich dafür geeignet. Der Aufbau hier will allerdings gut überlegt sein.

 

  • Stetiger Blick auf die Aufgaben

Ob Chef oder Teamleiter – einer muss hinschauen. Gute Aufgabentools nehmen uns das Hinschauen insofern ab, dass sie sich von selbst melden, wenn Aufgaben nicht fristgerecht erledigt werden.

Das Schöne: Das System erinnert im ersten Schritt Ihre Mitarbeiter aktiv über die zu erledigenden Jobs. Erst im zweiten Schritt müssen Sie aktiv werden.

 

  • Regelmäßige Kommunikation

Chatten statt walken – ein gutes Aufgaben Tool hat eine Kommentarfunktion. So können die Beteiligten direkt an der Aufgaben Fragen klären – und zwar asynchron.

Das ist der große Unterschied zum „Walking“ – es müssen eben nicht beide Kommunikationspartner gleichzeitig Zeit haben.

Und: Im Gegensatz zur Mail ist die Frage/ die Info/ die Antwort genau dort, wo sie gebraucht wird: direkt an der Aufgabe.

Natürlich können und sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern kurze Arbeitsbesprechungen nutzen – im Homeoffice online. Dabei dient das Aufgabentool als Agenda, die Änderungen von Terminen und Prioritäten werden sofort dort umgesetzt.

Ein weiterer Vorteil: Diese Methode funktioniert nahtlos bei jedem Home Office Konzept, dass Sie in Ihrer Kanzlei fahren. Denn egal, wer gerade zu Hause oder im Büro arbeitet, alle seine Jobs sind im System und so hat jeder jederzeit den Überblick.

Persönliche Besprechungen – reserviert für andere Themen

Regelmäßige persönliche Besprechungen im Büro lohnen sich für folgende Themen:

  • Die Umsetzung von fachlichen Änderungen in der Kanzlei

Was gibt es Neues? Wie werden wir die Neuerungen einheitlich in der Kanzlei umsetzen? Bestenfalls: Wie ändern sich unsere Prozesse dadurch? Welche Informationen müssen wir an welche Mandanten geben? Die To Do Liste hat Ihren Platz wieder im Aufgabentool.

  • Kanzleientwicklung – Digitalisierung

Welche Ideen haben wir für die Weiterentwicklung in der Kanzlei.?Welches ist das nächste Projekt?

Die Organisation der beschlossenen Projekte erfolgt dann im Aufgaben Tool …

  • Team Building und persönlicher Austausch

Ob beim wöchentlichen Kanzleifrühstück oder beim „Betriebsausflug“. Lockeres Beisammensein ist und bleibt – getrennt von der Arbeitsorganisation – das A und O für die gute persönliche Zusammenarbeit.

Mein Tipp

Wenn Sie das „Walking“ vermissen, nehmen Sie mit der Kanzlei an Firmenläufen Teil – das ist auf jeden Fall gesund und Sie werden als „Kanzlei mit Fitness“ wahrgenommen.

#gehtdochauchonline: Virtuelle Firmenläufe bietet sehr chic Tappa an. Unsere delfi-net Kanzleien laufen als Kanzleiteams jedes Jahr mit.

Management by chatting around in der Kanzlei – moderne Arbeitsorganisation

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