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Mei Herz is wie a Bergwerk – die Bearbeitungstiefe

Dienstag | 12.03.2019 Meine Kollegin Angela Hamatschek hat ja kürzlich einen Blogbeitrag zum Thema horizontal monotoring geschrieben – also der „permanenten Betriebsprüfung“.  Wie schnell das für auch kleinere Betriebe kommen wird, wissen wir natürlich nicht.

Was aber für die Zwischenzeit schon gilt ist das „RMS“, also das „Risikomanagement System“ der Finanzverwaltung. Sollten Sie davon noch nichts gehört haben, googlen Sie einfach mal…

Kurz gesagt geht es um die Einteilung der Steuerfälle in verschiedenen Risikoklassen mit dem Ziel die Bearbeitungszeit bei der Finanzverwaltung möglichst effizient einzusetzen.

„Händische“ Bearbeitungszeit nur noch für die Fälle, die bei der Anwendung der Risikofilter auffallen. Die Unauffälligen sollen ohne Beteiligung eines Finanzbeamten sofort automatisch veranlagt werden. Der Steuerbescheid geht dann automatisch raus.

Das Finanzamt verzichtet also auf die genaue Bearbeitung in Fällen, in denen sie davon ausgeht, dass die Steuer schon ungefähr stimmen wird. Schnelligkeit vor Genauigkeit – unerhört oder? Ist aber so.

In den Kanzleien erlebe ich häufig, dass bei jedem Fall unabhängig von Größe und Risikogehalt die gleiche „Bearbeitungstiefe“ als Maßstab angelegt wird.

Wer mich kennt weiß, dass ich bekennender „Ruhri“ bin – also im „Pott“ zu Hause. Und in Deutschland liegt die Kohle bekanntlich am tiefsten unter der Erde. Genau deswegen ist es aber auch schon lange nicht mehr rentabel, sie zu fördern.

Die „Bergwerksmentalität“ kostet Zeit. Natürlich können Sie auf einem Quadratzentimeter 1 Kilometer tief buddeln…

Insbesondere in der Fibu sollten Sie aus meiner Sicht die Bearbeitungstiefe aber an den Fall anpassen. Die Frage ist, ob wir da „päpstlicher“ als das Finanzamt sein müssen.

Nicht, dass Sie mich falsch verstehen: Es geht nicht darum zu schludern. Ich glaube einfach, dass Vieles, womit Sie bzw. an dieser Stelle ja Ihre Mitarbeiter Ihre Zeit verbringen, nicht wirklich relevant ist.

Und wenn wir die Sache  aus der Sicht Ihres Mandanten betrachten, ist es für ihn aus meiner Sicht relevanter, dass Sie ihn mit betriebswirtschaftlichen Informationen und Tipps versorgen, als wenn Sie ihn mit Rückfragen für die VSt der Brötchenrechnung für das Freitagsfrühstück oder den Namen auf der Bewirtungsrechnung für 25,75 € „nerven“.

Für Beratung wird Ihr Mandant auch eher bereit sein, Honorar zu bezahlen.

Natürlich gibt es Stellen, wo tief und gründlich gebuddelt werden muss. Diese sind je nach Mandant verschieden. Die Kasse ist einer dieser Punkte. Das Risiko im Falle einer Bp ist groß, daher ist hier Sorgfalt am Platz.

Die Bearbeitungstiefe hängt nach meiner Erfahrung stark von Ihnen als Chef ab. Mit welcher Bearbeitungstiefe fühlen Sie sich wohl? Wenn es der ganz tiefe Stollen sein sollte, dann überlegen Sie gut, inwieweit Sie dies dem Mandanten in Rechnung stellen können – jetzt und zukünftig.

Sie können eine zu genaue Bearbeitung auch oft an den kleinen Fibu-Deckungsbeiträgen ablesen.

Mit zunehmender Digitalisierung wir die Bearbeitungstiefe „automatisch“ abnehmen. Sie bekommen ja schlichtweg weniger Belege zu sehen. Es wird also nach der automatischen Verbuchung die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter sein, das Ergebnis auf Plausibilität zu überprüfen. Das bedeutet Stichproben oder die Prüfung von bestimmten Kennzahlen. Erinnert Sie das an etwas? Genau: Das Risikomanagement System des Finanzamtes funktioniert genau so.

Nun ist es damit nicht getan, Ihren Mitarbeitern zu verkünden: „Wir ändern jetzt die Bearbeitungstiefe. Je nach Risiko des Mandanten schauen wir uns nur noch die wirklich wichtigen Punkte genau an.“

Mein Tipp: Erarbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam eigene Risikofilter, nach denen Sie die Buchhaltungen „scannen“. Das können Sie zum Beispiel einfach anhand der BWA bzw. der Summen-Saldenliste tun. Bei welchem Konto schauen wir uns was an – und was bitte nicht. Uns einmal im Monat besprechen Sie die „BWA des Monats“. So lernen Ihre Mitarbeiter wie Sie an dieser Stelle „ticken“. Auch die Auftragsvereinbarung mit dem Mandanten hilft an dieser Stelle.

Beispiel: Sie übernehmen die Ausgangsrechnungen eines Tischlers via Schnittstelle aus seiner Faktura. Natürlich müssen Sie mit ihm klar vereinbaren, wer für die steuerliche Korrektheit der Rechnungen verantwortlich ist. Haben Sie einen Prüfauftrag?

Das kann so aussehen:

  1. Der Mandant erteilt keinen Prüfauftrag. Sie übernehmen die Rechnungen entsprechend ungeprüft. Vielleicht lassen Sie sich aber die Rechnungen zu den verschiedenen Geschäftsvorfällen einmal zeigen (Umsatzsteuersatz? Rechnungsaufbau bzgl. der Pflichtangaben? Auslandsbezug?, § 13 b UStG? Aufbewahrungsvermerk Handwerkerrechnung? Bau-Umsatzsteuer? Ausweis Arbeitsleistung? – Ihnen fällt bestimmt noch mehr ein. Hilfreich sind hier auch Muster für den Mandanten. Vielleicht bieten Sie auch die Schulung der Mitarbeiter in der Faktura an.
  2. Der Mandant möchte die volle Prüfung. Dann brauchen Sie die Rechnungen doch zusätzlich als Pdf.
  3. Sie einigen sich auf Schulung (siehe oben) und Stichproben. Und/ oder 1/4 jährlich findet ein Telefonat statt, in dem Ihr Mitarbeiter Veränderungen abfragt.

Dann ist für diesen Mandanten klar, was genau geprüft wird und was nicht.

Die Auswahl des Prüfverfahrens durch Ihren Mandanten bzw. nach Ihrer Empfehlung hat dann eine direkte Auswirkung auf das Honorar.

Natürlich gibt es dann die Mandanten, bei denen vom Standard abgewichen werden sollte. Aus meiner Erfahrung sind das aber max. 20 % der Mandanten. Wenn Sie einen Branchenschwerpunkt haben, lohnt es sich dafür einen eigenen Standard zu erstellen.

Verlegen Sie also Ihre Arbeit von unter Tage ins Sonnenlicht – da sehen nach anfänglichem Blinzeln nicht nur Sie und Ihre Mitarbeiter besser die wesentlichen Dinge, auch Ihre Mandanten werden Ihre Arbeit besser zu schätzen – und damit zu honorieren – wissen.

 

 

 

 

 

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