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Homeoffice

Homeoffice: Diese 5 Fragen sollten Sie sich jetzt stellen

Chapeau – die meisten Kanzleien haben in den letzten Monaten Homeofficemöglichkeiten aus dem Boden gestampft. Sie haben improvisiert, was das Zeug hält, Tools ausprobiert, und den Datenschutzanspruch ein bis zwei Stufen herunter geschraubt. Kurz: Innovation (fast) ohne jede Regeln. Und die Erfahrungen waren größtenteils positiv – es geht eben mehr als man so denkt. #gehtdochauchonline

Und jetzt? Homeoffice adieu?

Es geht wieder was, es wird „lockerer“. Und die Sehnsucht nach Nähe ist groß …
In vielen Kanzleien strömen die Mitarbeiter zurück an ihre angestammten Plätze.
Business as usual hat nach dieser harten Zeit auf einmal durchaus etwas Verlockendes. Aus unserer Sicht wäre es allerdings schade, die Erfahrungen aus der Krise nicht zu nutzen.
Die Arbeitswelt wandelt sich – die Krise hat den Wandel nur beschleunigt.

Ihre Kanzlei – „Ihr“ Homeoffice

Homeoffice ja oder nein – oder irgendwas dazwischen?
Als Kanzleileitung sind Sie für die Entscheidungen zuständig.
Sie entscheiden, welches grundsätzliche Homeoffice-Angebot Sie Ihren Mitarbeitern machen. Außerdem geht es darum die konkrete Ausgestaltung des Arbeitsformates fest zu legen.
Wenn Sie diese Dinge einfach von Seiten Ihrer Mitarbeiter auf sich zukommen lassen, werden Sie sich unter Umständen sehr schnell einem unübersichtlichen Wildwuchs gegenüber sehen.
Die folgenden 5 Fragen sollten Sie sich stellen, um ein klares und transparentes Homeoffice-System für Ihre Kanzlei zu konzipieren.

Frage 1: Will ich Homeoffice?

Selbständig heißt im besten Fall: selbstbestimmt.
Die erste Frage lautet also: Womit fühlen Sie sich wohl? Homeoffice ist auch Vertrauenssache – inwieweit wollen und können Sie los lassen? Sind Sie bereit, sich auf das immer noch neue Abenteuer „Führung per Fernbedienung“ einzulassen?
Oder gehören Sie zu den Kanzleileitern, die am liebsten Ihre Schäfchen um sich scharen?
Nicht, dass Sie mich falsch verstehen – es gibt hier objektiv kein richtig oder falsch.
Wenn Sie aber persönlich nicht hinter Ihrer Entscheidung stehen, wird es nicht nur für Sie, sondern auch für ihre Mitarbeiter mindestens anstrengend.
Natürlich wird der Wunsch nach Homeoffice auch zukünftig an Sie heran getragen werden – wenn Sie sich einmal gut überlegt haben, wie Sie damit umgehen wollen, bleiben Sie in solchen Verhandlungen eher selbstbestimmt.

Und keine Angst:  Es gibt (noch) viele Mitarbeiter, die lieber im Büro arbeiten. Da findet im Moment noch jeder Topf seinen Deckel.

Frage 2: Was genau heißt Homeoffice in Ihrer Kanzlei?

Es gibt grundsätzlich zwei Modelle.

Modell 1: Homeoffice live – volle Integration

Egal, wo ich sitze, ich bin immer mittendrin. Kommunikation intern über Chat, extern über Videocalls. Jederzeit von überall arbeitsfähig dank Cloud und Co. So sieht das neue Arbeiten aus. Flexibilität und Selbstverantwortung sind die Stichworte.
Die Erfahrung lehrt – für den einen ist das etwas, die andere hat damit (zumindest noch) Schwierigkeiten. Das ist sowohl vom Persönlichkeitstyp als auch von den fachlichen und technischen Kompetenzen abhängig.

Mein Tipp: Kein Homeoffice ohne Probezeit – Vereinbaren Sie immer 3 Monate Probezeit im Homeoffice – mit entsprechenden Feedbackschleifen. Erst dann wird von beiden Seiten entschieden, ob und wie das Homeofficemodell des Mitarbeiters aussehen wird. Und ja, aus meiner Sicht fängt diese Zeit nach der Krise noch einmal neu an zu laufen … Machen Sie dabei  Ihre Anforderungen an die Arbeit im Homeoffice klar (siehe Frage 5).

Modell 2: Homeoffice mute – stille Zeit zu Hause

Es gibt Kanzleien, in denen die Homeofficezeit als stille Zeit gelebt wird. Also ein Bisschen wie „früher“, als man schon rein technisch keine großen Kommunikationsmöglichkeiten hatte, wenn man sich den Buchführungsordner unter den Arm geklemmt hat.
Klingt im ersten Moment merkwürdig – hat aber durchaus eine Berechtigung. Schauen Sie einfach für sich. Man kann das Modell auch dahin gehend variieren, dass die stille Zeit nur die externe Kommunikation mit den Mandanten betrifft – intern bleibt die Homeofficelerin erreichbar.
Natürlich könne Sie je nach „Typ“ oder auch zu unterschiedlichen Zeiten beide Modelle in Ihrer Kanzlei kombinieren.

Frage 3: Wieviel Zeit im Homeoffice?

Der Klassiker ist 4:1 = 4 Tage Büro, 1 Tag Homeoffice.
Studien zufolge ist eine Balance zwischen allein im Homeoffice und Teamarbeit im Büro allerdings eher 50:50. Also 3:2 oder 2:3. Da hat jeder Mitarbeiter sicher eigene Wünsche. Überlegen Sie aber zuerst wieder: Wie wollen Sie es haben?
Wollen Sie zum Beispiel einen festen Tag in der Woche, an dem alle da sind? Das ist der „Kommunikationstag“ mit Besprechungen und Projektarbeit. Die anderen 4 Tage wird „abgearbeitet“ – im Büro oder woanders – je nach Belieben.

Warum eigentlich nicht einen „Kanzleitag“, an dem, die Kanzlei bewusst nicht erreichbar ist, weil gemeinsam a n der Kanzlei gearbeitet wird? Oder wenigstens ein halber Tag – wer unseren Blog verfolgt, kennt ja schon unsere Fridays for (Kanzlei)Future.

Mein Tipp: Starten Sie zumindest erst einmal mit „festen“ Tagen bzw. Zeiten, bevor jeder ganz „spontan“ morgens beim Frühstück entscheidet, ob sie ins Büro fährt …

Frage 4: Nahtlose Zusammenarbeit mit den richtigen Homeoffice-Tools?

Auch wenn Sie das Modell „Homeoffice mute“ fahren, werden Sie zumindest intern Kommunikationsmöglichkeiten brauchen. Vielleicht gibt es eine feste Zeit am Tag, in der die Kommunikation „offen“ ist. Oder feste Arbeitsbesprechungen per Videocall, in denen Aufträge geklärt werden.
Je nachdem, wie eingebunden Ihre Homeofficler sein sollen, brauchen Sie natürlich entsprechende Lösungen zur Online-Organisation.
Von der Telefonanlage, die umgestellt werden kann, über eine Chat-Lösung, die die interne Kommunikation regelt, bis zur Aufgabensoftware, über die klar ist wer gerade woran arbeitet und welche Fragen er gerade hat … Auch hier: Ihre Entscheidung welche Tools bitte genutzt werden. In der Regel liegt ist Homeoffice ja im Interesse der Mitarbeiter. Also gilt auch hier das Prinzip von Leistung und Gegenleistung.
Von den Basics wie DMS, VPN oder elektronischer Unterschrift, sowie der richtigen Hardwareausstattung zu Hause will ich hier gar nicht reden …

In unserem aktuellen Webinar „Rund ums Homeoffice“ haben wir uns mit der täglichen Organisation ausführlich beschäftigt.
Die Aufzeichnung finden Sie hier.

Frage 5: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Oder doch anders herum?

Hier schließt sich der Kreis zu Frage 1: Wie weit können und wollen Sie loslassen?
Klar ist: eine wirkliche Kontrolle haben Sie nicht. Ketzerische Frage von mir: Haben Sie die, wenn Ihre Mitarbeiter vor Ort arbeiten? Wollen Sie die totale Kontrolle? Dann machen Sie eine große Videokonferenz, bei der alle Mitarbeiter ihren Bildschirm teilen müssen – und Sie sitzen wie Captain Kirk vor dem Kontrollschirm ;-). Scherz beiseite – eine solche Kontrolle ist natürlich Blödsinn.

Im Endeffekt geht es doch darum: Schafft die Mitarbeiterin (egal wo) die Ihr anvertrauten Aufträge in angemessener Zeit in der definierten Kanzleiqualität? Ich nenne das „ergebnisorientiertes Führen“. Sie als Kanzleileitung schaffen die Rahmenbedingungen für dieses Arbeiten (Kapazitätsplanung, Auftragsverteilung, fachlicher Support,  Prozessmanagement…) und behalten den Überblick über die laufenden Aufträge. Dabei beziehen Sie die Mitarbeiter so ein wie Sie es für gut halten. Auch der Delegationsfaktor zum Beispiel beim Prozessmanagement hängt davon ab, wie viel Verantwortung Sie bereit sind, den anderen Kanzleimitgliedern zu geben.

Eine gutes Auftragsmanagementsystem ist die Basis dafür. Ihre Kanzleisoftware hat so etwas an Bord – ob es besonders für größere Kanzleien eine ausreichende Lösung ist oder Sie eine Zusatzsoftware nutzen wollen – schon wieder Ihre Entscheidung.

Fazit

Als Unternehmer überlassen Sie nichts dem Zufall – das gilt sicher auch für das Thema Homeoffice. Lassen Sie hier alle Wünsche Ihrer Mitarbeiter einfach zu, endet das schnell im Chaos – und irgendwie wird dann erwartet, dass sie als Chef Ordnung hinein bringen.

Mein Tipp (eigentlich wie immer😇): Legen Sie die Leitplanken fest, indem Sie die in Ihrer Kanzlei möglichen Modelle fest legen und legen Sie dann die entsprechenden Spielregeln für das Homeoffice fest. Den Rest organisieren die Mitarbeiter bitte selbst. Und sorgen dafür, dass Sie immer den Überblick haben …

Homeoffice: Diese 5 Fragen sollten Sie sich jetzt stellen

3 Gedanken zu „Homeoffice: Diese 5 Fragen sollten Sie sich jetzt stellen

  1. Hallo Cordula,

    Homeoffice ist natürlich auch bei uns ein Thema. Während es vor der Pandemie nur der klassische Homeoffice-Freitag war, ist die neue Arbeitswelt jetzt viel flexibler geworden. Das liegt aber auch daran, dass die Mitarbeiter ganz unterschiedliche Vorstellungen haben. Der eine findet Homeoffice super, weil er sich den Arbeitsweg spart, eh schon digital unterwegs war und am liebsten komplett mobil arbeiten würde. Der andere ist lieber im Büro, schätzt dort auch den kollegialen Kontakt und kann von zu Hause aus nicht so gut arbeiten. Und irgendwo dazwischen gibt es die ganzen anderen Kolleginnen und Kollegen. Dein Gedanke, die passenden Leitplanken zu setzen, finde ich sehr gut. Eine ausgewogene Mischung aus Homeoffice und Büro funktioniert, wobei man auch 100 % im Büro sein kann, wenn es die Räume (Pflicht zur Einzelraumnutzung) hergeben. Jetzt liegt es an der Organisation der Teams selbst und das klappt erstaunlich gut. Ich vergleiche das mit der Urlaubsplanung. Gerade eingespielte Teams haben kaum Schwierigkeiten alle Vorlieben unter einen Hut zu kriegen.

    Viele Grüße
    Sebastian

  2. Danke für den schönen Beitrag!

    Woran denkst Du bei Zusatzsoftware für das Auftragsmanagementsystem? An Ingentis für EO Comfort? Oder kennst Du noch anderes?

    1. Hallo Stephan,
      ingentis, tax time solutions oder symero sind ja zusätzlich ausgewiesene Controlling-Systeme. Mir geht es da mehr um die Basics – also die laufende Verteilung und Abwicklung der Aufträge im Alltag.
      Da braucht es aus meiner Sicht für den jeweiligen Auftrag eine Checkliste mit der Möglichkeit der direkten Kommunikation an der Aufgabe. So was wie Meistertask. Eine unserer Kanzleien nutzt den Office 365 Planner für die Jahresabschlüsse. Es gibt eine Checkliste als Vorlage – für jede Bilanz wird dann eine Aufgabe mit dieser Vorlage erstellt und alle Beteiligten eingeladen (Chef/ Sachbearbeiter). So sieht jeder wie weit der Auftrag bearbeitet ist und über den Aufgabenchat gibt es direkte, asynchrone Klärung von Fragen… finde ich einen super Ansatz….
      LG
      Cordula

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