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Praxis schlägt Theorie – der Mandanten-Arbeitsplatz

18. Juni 2019 | Kaum erscheint diese Woche der letzte Feiertag im Frühling, steuert Deutschland schon auf die Ferienzeit zu.

Zwischen den heissen Wochenenden werden die Autobahnen etwas leerer … Und in der Kanzlei wird auch manches entschleunigt – und sei es nur, weil der Chef im Urlaub ist – und damit meine ich nicht, dass Ihre Mitarbeiter locker lassen. Vielmehr ist es in einigen Kanzleien so, dass ohne Chef „endlich mal in Ruhe“  gearbeitet werden kann … ;-))

Aber das ist mal einen anderen Blogbeitrag wert.

Sicher braucht die ganze Kanzlei nach dem heissen Frühjahr auch wieder Zeit zu Durchatmen. Es ist aber schade, dass gerade in der Sommerzeit viele Projekte auf Eis gelegt werden, weil nicht alle da sind, oder eben der Chef im Urlaub ist. Ich finde die Zeit kann sehr gut für Projekte genutzt werden, die dann ab September auch wieder verschoben würden, weil ja wieder so viel los ist …

Daher wird es im Blog im Sommer immer wieder kleine, relativ schnell und leicht umzusetzende „Kanzlei-Hacks“ geben. Dinge, die ich selbst ausprobiert habe – oder auch Dinge, die mich in Kanzleien begeistert haben. Das schöne an der Kanzleiberatung ist für mich auch immer wieder, dass gegenseitige Lernen.

Heute zum Thema Digitalisierung.

Wahrscheinlich haben Sie mit der Digitalisierung der Fibu angefangen – das ist ja auch nicht mehr ganz neu. Viele Kanzleien machen die Erfahrung, dass ca. 10 – max. 20 Prozent der vorhandenen Mandanten auf dieses Thema anspringen und auch bereit sind, die Buchhaltung selbst bei sich zu digitalisieren. Sei es das viel diskutierte Scannen oder besser das Nutzen von Schnittstellen.

Die restlichen Mandanten tun sich schwer.

In einer Kanzlei habe ich dazu eine tolle Idee gesehen: Am Empfang ist ein Mandantenarbeitsplatz mit einem kleinen Scanner eingerichtet. Hier kann der Mandant sich anschauen wie das mit der Digitalisierung auf seiner Seite konkret aussehen könnte. Anlässlich eines Mandantenbesuches wie z. B. der Abholung der bisher in Papier eingereichten Buchhaltungsunterlagen, wird der Mandant eigeladen sich das Ganze doch mal konkret anzuschauen. Dafür gibt es einen Muster-Datenbestand und die Installation des entsprechenden Mandantenprogramms.

Konkret kann der Mandat dort Muster – Belege einscannen und schauen, wie ihm z. B. durch das integrierte Online-Banking oder das Mahnwesen die Arbeit in seinem Betrieb leichter gemacht wird.

Das funktioniert besser als jedes animierte Strichmännchenvideos oder rein theoretische „Leitfäden“, die gerne mal mehr als 30 Seiten haben, und Ihrem Mandanten sicher nicht zugemutet werden können und sollten.

Die Kanzlei hat mittlerweile sogar für verschiedene Cloub-Buchhaltungslösungen Musterbestände.

Mein Tipp: Nehmen Sie einen Laptop als Mandantenarbeitsplatz und lassen Sie Ihre Mandanten vor Ort beim Aussentermin Digitalisierung live ausprobieren.

Bieten Sie Ihrem Mandanten so die Möglichkeit des kybernetischen Lernens – oder wie wir im Ruhrgebiet sagen würden: „Auf dem Selbermachen ist der Segen drauf.“

 

Praxis schlägt Theorie – der Mandanten-Arbeitsplatz

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