Alle Aufgaben der Kanzlei sollten an einem Ort zu finden und zu managen sein.
Wir haben dazu im Rahmen der Toolsafari neulich alternative Tools zur Kanzleisoftware gezeigt. Auch der Planner in MS Teams ist grundsätzlich dafür geeignet. Der Aufbau hier will allerdings gut überlegt sein.
- Stetiger Blick auf die Aufgaben
Ob Chef oder Teamleiter – einer muss hinschauen. Gute Aufgabentools nehmen uns das Hinschauen insofern ab, dass sie sich von selbst melden, wenn Aufgaben nicht fristgerecht erledigt werden.
Das Schöne: Das System erinnert im ersten Schritt Ihre Mitarbeiter aktiv über die zu erledigenden Jobs. Erst im zweiten Schritt müssen Sie aktiv werden.
- Regelmäßige Kommunikation
Chatten statt walken – ein gutes Aufgaben Tool hat eine Kommentarfunktion. So können die Beteiligten direkt an der Aufgaben Fragen klären – und zwar asynchron.
Das ist der große Unterschied zum „Walking“ – es müssen eben nicht beide Kommunikationspartner gleichzeitig Zeit haben.
Und: Im Gegensatz zur Mail ist die Frage/ die Info/ die Antwort genau dort, wo sie gebraucht wird: direkt an der Aufgabe.
Natürlich können und sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern kurze Arbeitsbesprechungen nutzen – im Homeoffice online. Dabei dient das Aufgabentool als Agenda, die Änderungen von Terminen und Prioritäten werden sofort dort umgesetzt.