Wie Angela Hamatschek schon in einem der letzten Blogbeiträge geschrieben hat: Der kommende Jahresanfang ist der geeignete Zeitpunkt für Strategie und Planung. Immer mehr Kanzleien, die wir kennen, nehmen sich 1 – 1,5 Tage Zeit sich grundsätzliche Gedanken über die Kanzlei und konkret über die Projektplanung für das neue Jahr zu machen. Wenn möglich sogar außerhalb der Kanzlei an einem netten, ruhigen Ort und auch immer mal mit externer Moderation.

 

Ideen haben wir schon, aber die Projektplanung …

Der Fluch des Erfolges ist danach oft eine „ellenlange“ To Do Liste. Nicht selten stehen davon beim nächsten Treffen immer noch eine ganze Reihe von Punkten auf der Liste.

 

 

Das alte Problem der Priorisierung von Aufgaben … insbesondere von solchen To Do`s, die on Top zur „eigentlichen“ Arbeit in der Kanzlei anfallen.

 

Mein Tipp: Drehen Sie doch die Frage bei der Projektplanung, wann Sie das alles (auch noch) schaffen, einfach mal um.
Fragen Sie sich: „Wie viel Zeit haben wir denn realistisch überhaupt für Projekte?“ Ja, ich weiß, gefühlt kommt da immer „gar keine“ heraus. Wenn Sie aber sagen können, Sie haben auch nur eine Stunde in der Woche die Möglichkeit, sich für ein Kanzleiprojekt Zeit zu nehmen – starten Sie. Sie werden ziemlich sicher in 12 Wochen á 1 Stunde mehr schaffen als wenn Sie sich vornehmen, mal 12 Stunden „am Stück“ am Projekt zu arbeiten …

Wenn es wirklich nur die eine Stunde ist, suchen Sie sich e i n Projekt aus Ihrer Strategie-Liste aus. Das wird Ihr „Baby“ bis es selber laufen kann. Suchen Sie sich auch ein z w e i t e s Projekt aus: Das ist der „Lückenfüller“ – nur, wenn das Hauptprojekt gerade nicht voran geht, arbeiten Sie an diesem Projekt.

 

Beispiel

Sie haben erkannt, dass Ihre Webseite (natürlich haben Sie eine oder?) aufgefrischt oder sogar komplett neu gemacht werden soll. Aufgrund Ihres Strategietreffens haben Sie sich in Sachen Digitalisierung vorgenommen ein Beleg-Austausch-Portal für Ihre Mandanten zu installieren, um das Scannen in der Kanzlei endlich so weit wie möglich zu vermeiden.

Gefühlt müssen beide Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Wenn genug Zeit da ist, oder Sie mit mehreren potentiellen Projektleitern in Ihrer Kanzlei „gesegnet“ sind, kein Problem. Wenn nicht: Entscheiden Sie sich für ein Hauptprojekt und machen das andere zum Nebenprojekt.

In unserem Beispiel nehmen wir mal die Website als Hauptprojekt – vielleicht, weil es dort auch um den immer wichtigeren Bereich „Mitarbeitergewinnung“ geht.

Damit wird das Portal zum Nebenprojekt. Hier geht es nicht um „Wichtigkeit“ sondern einfach um die Reihenfolge.

Am Portal wird also schon mal gearbeitet, wenn Sie zum Beispiel auf die ersten Ergebnisse Ihres Webseiten-Dienstleisters warten.

Tipp: Achtung vor der Falle „Gegenseitige Abhängigkeiten von Projekten„.

Natürlich wollen Sie das Portal auf Ihrer schönen, neuen Webseite einbauen? Dafür müssen Sie aber nicht auf das fertige Projekt Portal warten. Einen neuen Bereich in eine bestehende Webseite einzubauen ist kein Problem.

Und nun: Kaltstart? – die Projektplanung konkret

„Wenn Du wenig Zeit hast, nimm Dir am Anfang viel davon.“ Ruth Cohen

Ein Kaltstart braucht sehr viel Energie und macht den Motor auf Dauer nicht besser.

Professionelle Projektplanung ist aus meiner Sicht eine d e r Kernkompetenzen der Zukunft.

 

Start mit Struktur!

Als Arbeitshilfe haben wir auch hier ein Canvas (also eine „To Do-Tapete“) entwickelt, nach der wir bei der Projektplanung und – Umsetzung von Projekten in Kanzleien vorgehen:

 

Hier ist es sinnvoll die einzelnen Schritte von links nach rechts nacheinander abzuarbeiten.

Wenn Sie alle Fragen auf dem Canvas beantwortet haben, haben Sie Ihre Chancen, das Projekt erfolgreich durchzuführen, deutlich gesteigert. Oder ziemlich schnell gemerkt, dass das ausgewählte Projekt doch nicht so wichtig war wie gedacht. Oder, dass Sie es allein nicht stemmen können und externe Partner hinzuziehen sollten.

 

Auch das sind wichtige Erkenntnisse, denn eine weitere Kernkompetenz für die immer schneller werdende Welt um uns herum ist „schnell Scheitern“ zu können – also Dinge, die nicht zum Erfolg führen, los zu lassen.

 

Alles Gute für Ihre Projektplanung

Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall mindestens die Zeit, sich über die Projekte nächstes Jahr Gedanken zu machen und statt der üblichen, vielen und nicht ganz ernst gemeinten Vorsätze zum Jahresanfang d a s Projekt zu finden, dass Sie wirklich umsetzen wollen – und das zweite als Lückenfüller.