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Kanzleizeit managen in Krisenzeiten – wie Sie die Arbeit (trotzdem) geregelt kriegen

Krisenmodus ist für Kanzleien noch nie ein Fremdwort gewesen. Das Jahr 2020 hat dem Wort aber wie in vielen anderen Branchen auch in der Steuerberatung noch einmal eine ganz neue Bedeutung gegeben.

„Neue“ Krisenmerkmale

Die Stichworte: dezentrales Arbeiten – auch im Homeoffice, vermehrte Fortbildung zu KUG, Überbrückungshilfen und Co, steigende Anzahl der Mandantenkontakte, ad hoc Digitalisierung sowohl intern als auch extern mit Mandanten (Kollaborationslösungen, Mandantenportale, Digitalisierung des Belegaustausches, …)

Das Zauberwort, dass Sie mit Leben füllen müssen

Das moderne Zeitmanagement hat ein neues Lieblingswort:

 

F O K U S

 

Wir sprechen nicht mehr von Zeitmanagement sondern von Aufmerksamkeitsmanagement.

Also ist der Rat: Konzentriert Euch.

Lesetipp

„Konzentriert Euch“ von Daniel Goleman

Konzentriert Euch

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Hört sich gut an, was aber bedeutet das konkret?

Wie schaffen Sie es, Ihre Aufmerksamkeit immer genau auf die gerade richtige Sache zu richten? Und ich sage hier bewusst nicht : „wichtige“ und schon gar nicht „dringende“ Sache.

 

4 Startbahnen

Die vier Handlungsfelder

Es gilt die richtige Aufgabe auszuwählen, sie schnell mit hoher Konzentration vom Tisch zu bekommen, am Ball zu bleiben und dabei das gesamte Team nicht zuletzt über digitale Tools gut zu organisieren.

 

Daraus ergeben sich die vier Handlungsfelder:

  • Entscheiden
  • Schnelligkeit
  • Durchhalten
  • Organisation

1 - Entscheidungen treffen – schnell und eigenverantwortlich

In Krisenzeiten können wir uns einfach nicht leisten, unsere Zeit an Aufgaben zu verschwenden, die im Moment nicht absolut notwendig sind.

Unser Tipp:

Klären und erweitern Sie die Entscheidungskompetenzen Ihrer Mitarbeiter insbesondere in den klassischen Dienstleistungen. Was können Ihre Mitarbeiter insbesondere in Buchhaltung und Jahresabschluss selbst entscheiden, ohne dass Sie als Chef involviert sein müssen? Ab wann werden fehlende Belege bzw. Informationen von Seiten des Mandanten mit einer „Verbuchung nach Aktenlage“ konsequent erledigt?

2 - Schnelligkeit – Konzentrationssprints einlegen

Jeder Marathonläufer weiß: Die absolute Höchstleistung eines 100 Meter Läufers lässt sich über große Distanzen nicht aufrecht erhalten.

 

Unser Tipp:

work hard – break hard

Mit voller Konzentration an eine Aufgabe bis die Konzentration nachlässt – das ist bei den meisten von uns wissenschaftlich erwiesen nach etwa 25 Minuten so. Sie können das selbst testen. Nach etwa dieser Zeitspanne wird Ihr Auge abschweifen oder Sie merken, Sie müssen etwas trinken. Machen Sie eine kurze „Verschnaufpause“ und konzentrieren Sie sich dann wieder. Diesen Rhythmus können Sie wesentlich länger durchhalten als die Konzentration über Stunden hinweg am Stück.

Und: Nicht umsonst ernähren sich Hochleistungssportler gesund und ausgewogen – also statt der manchmal für die Seele notwendigen Gummibärchen auch mal ein paar Walnüsse als „Brainfood“.

3 - Durchhalten – gemeinsam sind wir stark

Der Mensch ist des Menschen Medizin – so sagen die Chinesen.

Nutzen Sie die Kraft des Teams – unterstützen Sie sich gegenseitig nicht nur bei der Arbeit sondern auch beim Durchhalten.

Unser Tipp:

Feiern Sie die Erfolge – und auch wenn Sie vielleicht manchmal das Gefühl haben: Das Team hat heute nichts geschafft – unsere To Do Liste ist fast länger als heute morgen … Suchen Sie mit Argusaugen nach der Aufgabe, die geschafft wurde, und sprechen Sie darüber. Der Förderantrag Mandant X ist endlich raus? Oder das Geld ist ausbezahlt worden?  Das ist auch Ihr Verdienst. Und nein, das , was Sie gerade machen, ist nicht selbstverständlich!

4 - Organisation – ja wo sind wir denn?

Die persönlichen Kontakte sind eingeschränkt – egal ob im Homeoffice oder im Büro. Abstand ist angesagt. Auch zu den Mandanten.

Da fällt es noch schwerer als sonst, den Überblick zu behalten. Wer macht eigentlich was und bis wann? Wann erreichen wir uns gegenseitig? Wann sind wir für Mandanten erreichbar?

Von einem Anspruch sollten Sie sich gleich zu Beginn dieser Überlegungen verabschieden: Es geht nicht darum den gewohnten Zustand an Erledigung und Service herzustellen – es gilt vielmehr darum klar zu gestalten was in der Krise anders laufen muss als normal.

Unser Tipp:

Erstellen Sie eine Krisen-Plan. Wie sieht Ihr Arbeitsmodus während der Krise aus? Wer ist wann und wie zu erreichen? Welchen Kommunikationskanal nutzen wir intern bzw. extern für welche Informationen? Wie sieht die Arbeitsteilung in der Krise aus?

Beispiel zur Kommunikationsstrategie:

Alles, was wir untereinander per Chat lösen können, lösen wir auch dort. Im Chat erwarten wir voneinander eine Reaktionszeit von 60 Minuten. Wer etwas wirklich unbedingt schneller braucht, nimmt das Telefon. Mails schreiben wir nur noch an Mandanten.

 

Und wenn Sie einen Krisenmodus fest gelegt haben – kommunizieren Sie ihn an Ihre Mandanten. Stehen Sie dazu, dass es eben in der Krise anders läuft als im Normalfall.

Mehr zum Thema Kommunikationskanäle in der Kanzlei lesen Sie in unserem Blogbeitrag Funkrauschen.

 

In der Ruhe liegt die Kraft – gerade jetzt

Die Kunst ist sich von der allgemeinen Hektik nicht anstecken zu lassen. Gott sei Dank haben Sie sich ja einmal gegen eine Karriere als Notarzt entschieden, oder?

Auch in dieser Krise hängt die Gesundheit Ihrer Mandanten nicht davon ab, ob Sie in Minutenschnelle reagieren. Die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter hängt allerdings davon ab, wie gut Sie sie (und sich selbst) durch die Krise führen.

 

Fazit: Fokus ist tatsächlich das Zauberwort auch in Krisenzeiten

Durch einen gut überlegten Krisenmodus, eine immer wieder gegenseitige Unterstützung im Team, einen schnellen Arbeitsrhythmus mit genug Ruhe und einen hohen Delegationsgrad von Entscheidungen gelingt es die Konzentration in der Steuerberatungskanzlei auf einem hohen Niveau zu halten und so die richtigen Aufgaben schnell vom Tisch zu bekommen.

Mehr Tipps?

Was Sie konkret noch tun können, um die Kanzleizeit in Krisenzeiten effizient einzusetzen, zeigen wir Ihnen in unserem nächsten Webinar:

Kanzleizeit managen in Krisenzeiten – wie Sie die Arbeit (trotzdem) geregelt kriegen

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