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2310 E-Rechnung Puppentheater mit Kasperle und Krokodil DALLE

TriTraTrullala – die E-Rechnung ist da

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Angela Hamatschek

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Endlich - die E-Rechnung kommt

Ganz ehrlich, ich freu mich total auf die E-Rechnung. Seit über 20 Jahren reden wir uns als Kanzleiberaterinnen den Mund fusselig, dass die Buchführung automatisiert wird, in Zukunft kein gewinnbringendes Geschäftsfeld mehr ist und deshalb neue honorarträchtige Beratungsthemen als Dienstleistungsangebote auf- und ausgebaut werden. Erst neulich wieder im Beitrag „Die Fibu ist tot, lang lebe das Rechnungswesen“ im Online-Magazin stb-web.

So lange hören wir auch die Entgegnung: „Von wegen die Fibu ist tot, das erzählt Ihr uns schon seit 20 Jahren und nichts ist passiert.“ (Das gilt natürlich nicht für unsere Mitmacherinnen und Mitmacher im delfi-net Steuerberater-Netzwerk ,unsere Kunden und alle, die diesen Blog lesen 😉)

Und das ist dann der Grund, warum fleißig weiter gebucht wird, Digitalisierungs- und Automatisierungschancen ungenutzt bleiben und in der Kanzlei nichts passiert in Sachen Weiterentwicklung des Geschäftsfeldes Beratung.

Neuer Kick ab 1.1.2025 - die verpflichtende E-Rechnung für B2B

Das „von wegen…“ werden wir vermutlich auch die nächsten 1 bis 3 Jahre noch hören. Doch in Sachen Automatisierung der Buchführung kommt jetzt ein neuer Kick, denn ab 1.1.2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht für alle. Das heißt, dass alle Rechnungen in einem strukturieren, elektronischen Format erstellt, versandt und empfangen werden und dadurch die Bearbeitung vom Eingang bis zur Archivierung digital und automatisiert abläuft. Dabei werden alle Rechnungsinformationen in Datenpaketen mitgeliefert (OCR-Erkennung ist dann Old-School). Die Buchhaltung macht sich dann wirklich von selbst und Echtzeit-Auswertungen zum Zahlungsverkehr, Liquidität, Erfolgsentwicklung stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Ja, das geht heute auch schon alles, doch das braucht ein gut durchdachtes Schnittstellenkonzept und täglich oder zumindest wöchentliches Buchen – das fällt dann weg. Und dann ist endlich Zeit für Beratung. (Falls Du so wie ich gerade die aktuelle Staffel von Voice of Germany siehst, ich sag nur „It´s Entscheiden-Time“ 😉

Doch bevor dieser Traum Wirklichkeit wird, heißt es erst Mal alle Unternehmermandanten mit B2B-Geschäft auf die E-Rechnung umzustellen.

Huj, Schnappatmungsgefahr und die Reaktion vieler Kanzleien könnte dann ähnlich wie zwei Wochen vor Weihnachten ausfallen, wenn alle völlig überrascht sind, dass es dann doch schon wieder so weit ist.  Dabei ist diese Entwicklung schon lange absehbar – bereits 2014 hat eine EU-Richtlinie die gesetzliche Grundlage dafür geschaffen und seit 2020 hat der Staat auf die E-Rechnung umgestellt. Es war nur eine Frage der Zeit, wann das generell für alle kommt.

Doch ich höre jetzt schon das große Stöhnen und Krakeelen in der Branche, wie viel Extraarbeit den Kanzleien da wieder aufs Auge gedrückt wird, wie man das neben all den anderen Sachen jetzt erledigen soll und der Ruf nach weiteren Fristverlängerungen – entweder für die Einführung der E-Rechnung oder der Steuererklärungen – gilt dann als die umjubelte Lösung.

2310 E-Rechnung Kasper Krokodil

Und dann sehe ich vor meinem inneren Auge ein Puppen -Theater, in dem der Kasper wild mit dem Pendelordner-Krokodil kämpft und versucht ihm den aus dem Maul zu reißen und Gretl ihm ins Ohr flüstert: ich hab es Dir ja gesagt, Du hättest so viel Zeit gehabt. Und irgendwo im Hintergrund wiehert das ZUGFerd traurig, weil es keiner haben wollte.

(Bei diesem und dem Beitragsbild habe ich mal DALL-E für mich arbeiten lassen. So ganz will die KI nicht wie ich, der Kampf zwischen Kasper und Krokodil verstößt gegen die Richtlinien, doch irgendwie schon ganz niedlich, vor allem der Hund, den ich gar nicht erwähnt habe  😉

Die gute Nachricht lautet: es ist noch ein Jahr Zeit für die Umstellung.

Also frisch ans Werk.

Mit unseren Mitmacherinnen und Mitmachern im delfi-net Steuerberater-Netzwerk erarbeiten wir dazu aktuell einen Umstellungsplan mit ganz konkreten Unterstützungshilfen wie Honorar- und Angebotspaket und Musterformulierungen.

Und das sind die sieben grundlegenden Schritte für das Projekt:

7 Schritte für die Umstellung auf E-Rechnung

  1. Check Eigene Rechnungen
    Schau mal, ob Deine Rechnungen schon E-Rechnungen sind oder was Du brauchst, damit sie es werden. Dann kannst Du Dir bei Deinem eigenen Prozess anschauen, wie die Umstellung läuft und was das konkret bedeutet.
  2. Mandantenliste mit B2B Geschäft
    Erstelle Dir eine Mandantenliste aller Unternehmer mit Unternehmerkunden (B2B) und prüfe, wer schon E-Rechnungsfähig arbeitet bzw. könnte (die Rechnung als PDF erstellen reicht dabei nicht aus) und mit welcher Software die Rechnungen geschrieben werden.
  3. Entscheidung treffen, wer es macht
    Entscheide, ob Du mit Deiner Kanzlei das Thema „Umstellung auf E-Rechnung beim Mandanten“ aktiv als Dienstleistung anbieten willst oder nicht. (Übrigens, in der Praxishilfe Elektronische Rechungen des ZDH wird 20x der Steuerberater als Unterstützungspartner genannt)
    1. Wenn nicht, suche Dir einen Partner und informiere Deine Mandanten, dass sie sich selbst um das Thema kümmern.
    2. Wenn ja, entscheide, wer das in der Kanzlei macht und was der- oder diejenige wissen muss, damit er / sie die Mandanten unterstützen kann.
      Dann geht es weiter mit Punkt 4
  4. Mandantenliste erweitern digital / Papier
    Schau Dir auf der Mandanten Liste an, wer schon digital arbeitet und wer noch Pendelordner bzw. mit Papierbelegen arbeitet. Sortiere die digitalen nach oben, die Papiertiger nach unten. Denn das ist die Reihenfolge, in der Du die Mandanten sinnvollerweise umstellst. Die digitalen zuerst – auch wenn das im ersten Moment vielleicht paradox klingt. Doch hier ist die Umstellung einfacher und Du holtst Dir Motivation für die schwierigen Fälle. Wenn Du mit den Papiermandanten anfängst, kann Dir das immens viel Kraft und Zeit kosten, die Dir dann für die „guten“ Mandanten fehlt.
  5. Angebotspaket schnüren
    Überlege Dir ein Angebotspaket mit Honorar für die Umstellungsberatung. In diesem Zusammenhang macht es Sinn, sich den kompletten Rechnungsausgangsprozess anzusehen und zu optimieren, d.h. Du könntest mehrere Pakete mit unterschiedlichem Umfang anbieten.
  6. Mandanten informieren
    Informiere alle Mandanten über die Pflicht zur Umstellung. Das könnte in zwei bis drei Stufen sein, z.B.
    Stufe 1 Mandanteninfo allgemein zur Aufklärung,
    Stufe 2 Individuelle Info getrennt nach „Ist schon digital“ „Ist noch Pendelordner“ mit konkreter Checkliste, was der Mandant jetzt bis wann tun muss / kann, damit ab 1.1.25 die E-Rechnung läuft. Hier kannst Du Dein Angebot mitschicken mit der Bitte um Rückmeldung,
    Stufe 3 Konkrete Ansprache der Mandanten (entsprechend dem Zeitplan laut Mandantenliste aus Punkt 4), wann sie umgestellt werden mit Terminvorschlag.
  7. Loslegen
    Umsetzen und Beratungsrechnungen schreiben 😉

Mit diesem Projektplan hast Du einen guten Überblick, was und wieviel zu tun ist und kannst Deine Kapazitäten im Jahr 2024 sinnvoll planen und strukturieren.

Und da wir dieses Projekt im delfi-net gemeinsam stemmen, freuen sich auch unsere Kanzleien jetzt schon über die E-Rechnung (hoffe ich jedenfalls 😉

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vom 18. Januar 2023

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