Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien

KIKO – die neue KI-KOllegin im Team?

Angela Hamatschek

Juni 7, 2024

KIKO - herzlicher Empfang oder kalte Schulter?

Die KI-Anwendungen werden immer vielfältiger und besser und auch in Steuerberatungskanzleien gibt es inzwischen zahlreiche praktische Anwendungsfälle und Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Diese Unterstützung haben wir bei uns im delfi-net Steuerberater-Netzwerk (ok, war meine Idee 😉 KIKO getauft, die KI-Kollegin. Und bei unserem Regionaltreffen im November werden wir im Detail diskutieren, wie wir KIKO erfolgreich in unsere Arbeitsprozesse integrieren können.

Doch vorab werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Fragen und Herausforderungen, die damit einhergehen.

Mit Arnold Scherabon von iurio habe ich mich über den Wandel der Kanzleikultur durch den technologischen Fortschritt unterhalten und wie die Detailverliebtheit der Mitarbeitenden positiv genutzt werden kann, um die Akzeptanz der KI in der Kanzlei zu erhöhen. Das sind unsere Gedanken und Erkenntnisse dazu. Am Ende des Blog-Beitrags findest Du die Aufzeichnung unseres Gesprächs, leider ist die Tonqualität schlecht, deshalb hier der Inhalt zum Lesen.

KIKO entlastet den Arbeitsalltag

KIKO kann Kanzleien bei Routinetätigkeiten wie der Belegerfassung, Recherchen, Analysen und Formulierungen unterstützen und bis zu 30% der Arbeit reduzieren (zumindest ist das der Wert, der von vielen KI-Kennern postuliert wird). Das klingt verlockend, besonders angesichts des Kapazitätsmangels, den viele Kanzleien erleben.

Du als Chef / Chefin magst ja vom Nutzen der KI überzeugt sein, denn Du erkennst den Nutzen für die Kanzlei und Deine eigene Arbeit. Doch wie stellst Du sicher, dass KIKO und Dein Team gut zusammenarbeitet? Welche Widerstände sind zu erwarten? Wie bekommen die Mitarbeitenden Zugang zum Thema und können sich selbst mit den Möglichkeiten der KI auseinandersetzen?

Also was denken die Mitarbeitenden darüber? Hier kommen oft Ängste auf: Welche Aufgaben bleiben für mich? Welche neuen Fähigkeiten muss ich erlernen? Und wie schaffe ich das?

Vertrauen in die KI aufbauen

Eine der größten Herausforderungen ist, das Vertrauen der Mitarbeitenden in die KI zu stärken. Viele der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind darauf trainiert, auf Details und Genauigkeit zu achten – sie prüfen Belege lieber dreimal, bevor sie auf den OK-Knopf drücken. Doch genau hier liegt ein unglaublicher Zeitfresser. Wie können sie lernen, loszulassen und der Automatisierung zu vertrauen?

Die Detailverliebtheit nutzen - den Fokus ändern

Statt zu versuchen, die Detailverliebtheit der Mitarbeitenden zu ändern – was ohnehin kaum möglich ist – ist es sinnvoll und zielführender, diese Eigenschaft gezielt zu nutzen. Denn sie hilft, um die Fehler der KI aufzudecken. Das bedeutet, die Detailverliebtheit auf die kritischen Punkte zu lenken, wo tatsächlich Risiken bestehen könnten. Ein gutes Risikomanagement für Buchhaltung und Jahresabschluss könnte hier der Schlüssel sein: Welche Buchungen können abgehakt werden, ohne erneut hinzusehen, und wo liegt das echte Risiko, das den Detailblick und Aufmerksamkeit erfordert?

Das heißt, das Detail bleibt wichtig, doch an einer anderen Stelle. Und gemeinsam werden diese Bereiche in der Kanzlei festgelegt.

Der Mensch bleibt unverzichtbar

Es ist absurd zu glauben, dass KI und Automatisierung Menschen vollständig ersetzen werden. Diese Technologien brauchen Menschen, die sie einführen, einrichten und überwachen. Besonders wichtig ist die Rolle der Qualitätsprüfung – der Fakten-Checker, der sicherstellt, dass die KI die geltenden Regeln und Gesetze korrekt umsetzt. So wird sich die eigentliche Tätigkeit natürlich verändern, doch auch nicht von heute auf morgen. Das ist ein mittelfristiger Prozess, der sich langsam entwickelt.

Gemeinsam den Wandel gestalten

Wie kannst Du Deine Mitarbeitenden einbeziehen und auf KIKO vorbereiten? Indem Ihr die Prozesse gemeinsam überprüft und herausfindet, wo Euch Automatisierung und KI sinnvoll unterstützen können. Wichtig ist, diese Prozesse kontinuierlich zu verbessern, zu überwachen und sicherzustellen, dass die Mandanten zufrieden sind.

Es geht wie gesagt nicht darum, den Menschen zu ändern, sondern den Fokus.

Wichtig dabei ist, mögliche Ängste ernst zu nehmen und darüber zu sprechen. Eine Vogel-Strauß-Politik nach dem Motto „wenn wir nicht darüber reden, gibt es das Thema nicht“ ist – aus meiner Sicht – kontraproduktiv. Denn überall lesen und hören die Mitarbeitenden von gefühlt beunruhigenden Entwicklungen.

Und wenn Du als Chef / Chefin das ignorierst, machen sie sich ihren eigenen Reim darauf und malen sich beim gemeinsamen Kaffee möglicherweise Dinge aus, auf die Du gar nicht kommen würdest. Das wäre dann quasi Mobbing von KIKO.

Selbst wenn Du noch keine fertige Lösung im Kopf hast, gibst Du den Mitarbeitenden Sicherheit und Klarheit, dass Du Dich mit diesem Thema auseinandersetzt und alles tust, um gemeinsam mit dem Team KIKO als wertvolle Unterstützung willkommen zu heißen.

In diesem Blog-Beitrag habe ich die wichtigsten Aussagen aus dem Gespräch mit Arnold Scherabon von Iurio zusammengefasst. Ab Minute 14 ist die Aufnahme stark abgehackt, also nicht wundern, wenn Du hier reinhörst.

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

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