Unternehmerwissen für Steuerberater & Steuerkanzleien

Termin buchen
Logo Kanzleioptimisten 2022
2311 ABC-Analyse Beitragsbild

Die ABC-Analyse der anderen Art – und wie sieht Deine Ciao-Au-Wow-Matrix aus?

Picture of Angela Hamatschek

Angela Hamatschek

Bleib am Ball

mit dem 14-tägigen Newsletter.

Impulse und Tipps zur Kanzleientwicklung, praktische Arbeitshilfen und aktuelle Branchentrends

Die ABC-Analyse mal anders gedacht

Überall wo wir hinhören: die Kapazitäten sind knapp, neue Mitarbeiter zumindest kurzfristig nicht zu finden (und bestehende wandern in stressfreiere Branchen ab) und der Gesetzgeber sorgt regelmäßig für Zusatzarbeit.

everybodys firing
Grafik "Accounting Today"

In Amerika gibt es sogar einen Benchmark-Report, in dem unter anderem ermittelt wurde, wieviel Mandanten prozentual von Kanzleien gekündigt wurden. https://inovautusconsulting.com/thegrowthoutlookreport

Für kleine Kanzleien beträgt die „Rausschmiss-Quote“ 6,46 % – wobei in Amerika die kleinste Kanzleigröße „bis 8 Mio  Umsatz“ bedeutet. Wir werden diesen Report bei unserem nächsten delfi-net Regionaltreffen nutzen, um uns auch die anderen Benchmark-Werte anzuschen.

Also was tun, sprach Zeus?

  • Noch mehr arbeiten? Auch wenn behauptet wird, dass es zu jedem Trend einen Gegentrend gibt. Der Gegentrend 50 Stunden zur 4-Tage-Woche wird sich wohl nicht durchsetzen.
  • Prozesse optimieren, digitalisieren, automatisieren? Auf alle Fälle sinnvoll und machen, doch der Effekt macht sich meist erst verzögert bemerkbar bzw. kostet die Umstellungsphase extra Zeit, die ja gerade fehlt.
  • Mandanten kündigen? Ja unbedingt und viele Kanzleien aus unserem delfi-net Netzwerk haben hier erfolgreich den Hebel angesetzt. Erst neulich hat ein Kollege berichtet, dass er rund 70 Unternehmermandanten gekündigt hat – bei gleichzeitiger Erhöhung des Gewinns. Und auch von vielen anderen Kanzleien hören wir, dass zumindest die XXX-Mandanten (bei denen Du drei Kreuze machst, wenn sie weg sind) gekündigt wurden.

Der emotionale Quick-Check mit der klassischen ABC-Analyse

Falls Du noch Mandanten mit Minus-Deckungsbeitrag hast und bei denen die Chemie und Zusammenarbeit so gar nicht stimmen – dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich von denen zu trennen.

Dazu ein bewährter Praxis-Tipp: der emotionale Quick-Check

Schnapp Dir Deine klassische ABC-Analse nach Deckungsbeitrag und ergänze drei Spalten in Excel:

ABC-Analyse drei Symbole

Blende dann die Spalte mit dem Umsatz / DB aus und gehe einfach mal die Namen durch und kreuze in den Spalten an:

  • Herz: wenn Du Dich so richtig freust, wenn dieser Mandant anruft und der Dir ein Lächeln ins Gesicht zaubert
  • Check-Haken: wenn dieser Mandant ok ist, jedoch weder besondere positive noch negative Emotionen auslöst
  • Blitz: bei allen, bei denen Dir die Haare im Nacken zu Berge stehen, wenn sie sich melden

Lass diesen Quick-Check auch Deine Mitarbeiter machen und Ihr findet sehr schnell die Mandanten heraus, die Du am besten sofort kündigst. Denn das sind unabhängig von Umsatz und Deckungsbeitrag die Energiefresser, die Euch Lebensqualität kosten.

Was tun, wenn die Triple-X Mandanten weg sind?

Diese Triple-X Mandanten sind (hoffentlich) in der Regel nur eine Handvoll und wenn sie weg sind und Du immer noch Kapazitätsprobleme hast oder spannende Neumandanten an Deine Tür klopfen, die Du gerne betreuen möchtest, doch im Moment vertrösten muss, dann nutze die Ciao-Au-Matrix zur Klassifizierung Deiner Mandanten und Identifizierung der nächsten potentiellen Kündigungs-Mandate:

Die Ciao-Now-Wow-Matrix - statt ABC-Analyse

Ciao Wow Matrix ABC Analyse

(Ich habe heute mal den Niedlichkeits-Joker gezogen. Für alle Leserinnen und Leser, die eher sachlich orientiert sind: einfach die Katzen wegdenken 😉

Meine Empfehlung: schreibe alle Mandantennamen jeweils auf ein Post-It und hänge die Namen in den jeweiligen Quadranten. Das kann auch ein spannender Mitarbeiter-Workshop sein, bei dem sich alle darüber einigen, welcher Mandant in welchen Quadranten gehört.

In die Mitte zu OK hängt ihr einfach alle Mandanten, bei denen es grundsätzlich passt und um die Ihr Euch nicht kümmern braucht. Große Kanzleien können das auf einzelne Teams herunterbrechen, entscheidend ist, dass Ihr die Mandanten kennt und ein Gespür für sie habt.

Die vier Quadranten kurz erläutert

  • CIAO: Deckungsbeitrag ist höllisch und die Zusammenarbeit auch – das sind die Triple-X Mandanten. Bitte verabschiede Dich davon.

  • AU: Deckungsbeitrag ist gut bis himmlisch, die Zusammenarbeit nicht. D.h. Du bekommst Schmerzensgeld. AUtsch. Die Frage ist, wie hoch muss das Schmerzensgeld sein, damit es – vor allem in Zeiten von Kapazitätsmangel – nicht mehr weh tut. Und wenn Du Deine guten Mitarbeitenden halten willst, warum tust Du ihnen das an? Wenn Du keine Ciao-Mandanten mehr hast, findest Du hier die nächsten Kündigungs-Kandidaten.
  • Not Now: Es gibt Mandanten, die sind Dir einfach ans Herz gewachsen, beispielsweise die Mandanten der ersten Stunde, denen Du Dich gegenüber verpflichtet fühlst. Oder einfach nette Menschen und Freunde, die Du nicht brüskieren möchtest und der positive Deckungsbeitrag nicht im Vordergrund steht.

    Das ist absolut ok, denn es ist Deine Entscheidung. Dann mach sie zu Deine Pro-Bono-Mandanten. Wichtig dabei: sag es ihnen und Deinen Mitarbeitenden, dass Du sie „trotzdem“ betreust und bewusst auf Gewinn verzichtest. Damit verhinderst Du, dass Dich diese Mandanten weiterempfehlen, weil Du so nett bist.

    Praxistipp: Cordula hatte in ihrer Kanzlei eine Grundregel für Freunde und Verwandte: alles was ich für Dich mache ist gratis bzw. vergünstigt. Alles, was ein Mitarbeiter für Dich macht, wird ganz normal wie bei jedem anderen Mandanten abgerechnet.

    Und schau dann trotzdem nochmal genau hin. Sind das die Mandanten, mit denen Du eine Zukunft siehst? Bist Du wirklich der / die Richtige für diese Mandanten oder steht Dir eine romantisch-nostalgische Vorstellung von Mandantenbeziehung im Weg? Und bei manchen Mandanten hat sich die Mehrarbeit einfach eingeschlichen und Du hast es laufen lassen, sprich das Honorar nicht angepasst. In diesem Quadranten finden sich oft Mandanten, die bei einer Honoraranpassung selbst schon sagen – bzw. es zumindest denken 😉 – ich hab mich eh gewundert, dass so lange nichts passiert ist.

  • WOW: Da gibt es wohl nicht viel dazu zu sagen. Das sind die Lieblingsmandanten, von denen sich jeder mehr wünscht.

    Warnung: Wenn Du zu viele Ciao-Au-Not Now Mandanten hast, kann es passieren, dass Du Deine Wow-Mandanten vernachlässigst oder potenzielle Wow-Mandanten ablehnst. Pflege Deine Wow-Mandanten also entsprechend, dass sie auch spüren, wie sehr Du sie schätzt.

Mehr smarte Inhalte für Dich

Webinar „Weiter mit den Guten“

Wenn Du dazu mehr erfahren willst, und Formulierungsvorschläge für die Mandats-Kündigung suchst, dann buch Dir die Webinar-Aufzeichnung:

Weiter mit den Guten
Januar 2022

Du willst Deine Kanzlei dauerhaft vorwärts bringen?

Mit dem MonatsAbo erhältst Du Zugriff auf all unsere Webinare und kannst an den kommenden Webinaren live teilnehmen.

Im Paket findest Du über 45 Stunden voller Erfahrungswissen und Anregungen zur Kanzleientwicklung.

Smarte Grüße

Deine Kanzleioptimisten

Kategorien

Aktuelle Beiträge

Schlagwörter
aktive Beratung Beraterkanzlei Beratung Beratungsprodukte Beratungsthemen Beziehungspflege Buchführung BWA Change ChatGPT Corona Digitalisierung Fehlermanagement Führung Generation Y Geschäftsfelder Honorar Honorargespräch Honorargestaltung Kanzlei-Hack Kanzleientwicklung Kommunikation Kündigung Künstliche Intelligenz Mandantenerwartungen Mitarbeiter Mitarbeiterführung Mitarbeitersuche Neumandant Neumandanten New Work Organisation Planung podcast Positionierung Projektmanagement Prozessgestaltung Prozessoptimierung Tools Veränderungsmanagement Videotools Zeitmanagement Ziele Zukunft Zusammenarbeit
Logo Kanzleioptimisten 2022

Das SPANNENDE

Logo delfi-net Steuerberaternetzwerk

Das Kleingedruckte